Svn-001 2025 Asistente de Compras, Bogota G-4

Creada en 1951, la OIM - Organización Internacional para las Migraciones es la organización intergubernamental líder en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Esto se hace mediante la prestación de servicios y asesoría a los gobiernos y los migrantes.

Bajo la supervisión general de la Oficial de Compras e Inventarios y la supervisión directa de la Oficial Nacional de Compras e Inventarios, será responsable de apoyar a la Unidad de Compras en los procesos de atención de quejas y reclamos relacionadas con proveedores, de aquellos programas a los que se le asigne atender. Adicionalmente participará en la ejecución de las compras de acuerdo con los diversos requerimientos solicitados por los Programas y Unidades de Apoyo.

RESPONSIBILITIES
Recibir y consolidar todos las requisiciones de solicitud de adquisiciones; verificar que tengan toda la información requerida y cumplan con la Matriz de autorización de compra y otras instrucciones de la oficina y obtener cualquier información adicional necesaria.
- Preparar documentos de licitación, solicitar ofertas y cotizaciones según corresponda; preparando un resumen del análisis de ofertas y compártalo con la unidad solicitante.
- Una vez aprobada la compra, confirmar los términos del acuerdo con los proveedores seleccionados, preparar la documentación pertinente (orden de compra, contrato, etc.) y coordinar las autorizaciones requeridas.
- Supervisar el estado de las solicitudes abiertas y hacer un seguimiento de la entrega oportuna de bienes y servicios; en el momento de la entrega, coordinar con la unidad receptora para obtener acreditación satisfactoria.
- Revisar las facturas de los proveedores, preparar las solicitudes de pago y coordinar con Financiera el pago oportuno a los proveedores de servicios.
- Mantener registros físicos y electrónicos de toda la documentación a lo largo del ciclo de adquisiciones de conformidad con las instrucciones y procedimientos de la OIM; Recolectar y presentar información del sistema y apoyar la preparación de informes periódicos.
- Realizar estudios de mercado para identificar posibles nuevos proveedores/proveedores de servicios; participar en su evaluación de calidad, precios y servicios de acuerdo con los mejores intereses de la organización.
- Realizar un seguimiento de cualquier acuerdo contractual e informar a las partes interesadas para la renovación oportuna; supervisar los suministros y servicios de oficina y preparar solicitudes cuando sea necesario y coordinar con la Unidad de Finanzas el pago de las facturas de servicios públicos.
- Proporcionar información técnica a todo el personal de la oficina sobre las instrucciones y procedimientos relacionados con las adquisiciones.
- Apoyar la organización de reuniones, talleres y capacitaciones.
- Realizar otras tareas que se le asignen.

**QUALIFICATIONS
Educación**
- Profesional, equivalente o superior administración de empresas, contabilidad, logística, gestión de la cadena de suministro o un campo relacionado de una institución académica acreditada con dos (02) años de experiência profesional relevante
- Bachiller, con mínimo cuatro (04) años de experiência relevante, experiência en compras de bienes, servicios u obras. La certificación en Compras, Logística o Gestión de la Cadena de Suministro es una ventaja.

**Experiência**
- Experiência en adquisiciones
- Experiência en negociación de precios con proveedores
- Experiência en gestión de contratos (elaboración, establecimiento de condiciones y seguimiento)
- Experiência en la cadena logística desde la planificación de la compra hasta su entrega en el sitio designado y debido procesamiento de pago.
- Conocimiento básico del sistema de OIM- Wave en el tema de adquisiciones
- Experiência en procesos de gestión de activos;
- Experiência en manejo de inventarios de bienes
- Conocimiento del mercado local colombiano y regulaciones básicas relativas a adquisiciones de bienes y servicios.

**Aptitudes**
- Alto nível de alfabetización informática.
- Conocimiento básico del sistema de OIM- Wave en el tema de adquisiciones (PR, PO, negotiations)
- Capacidad para trabajar con instituciones nacionales e internacionales; así como un ambiente cultural diverso.
- Capacidad para preparar informes claros y concisos;
- Excelentes habilidades de comunicación y negociación.

**Idiomas**

Requerido:

- Deseable contar con un nível de inglés básico A1 (oral y escrito) - Consulte el siguiente enlace para obtener más detalles sobre este requisito, United Nations Language Framework.

**Competencias Requeridas**

**Competencias (Banda/Nível 1),**Para más información sobre las competencias consulte el siguiente link Marco de competencias de la OIM.

**Valores**:Todos los miembros del personal de la OIM deben observar y demostrar los siguientes valores:

- Inclusi