Svn-013 2025 Asistente Administrativo de Proyecto

Creada en 1951, la OIM - Organización Internacional para las Migraciones es la organización intergubernamental líder en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Esto se hace mediante la prestación de servicios y asesoría a los gobiernos y los migrantes.

Bajo la supervisión directa del Oficial Nacional de Proyecto, el Asistente Administrativo de Proyecto, tendrá como función principal apoyar administrativamente la implementación de los proyectos del Programa y/o de la Misión.

RESPONSIBILITIES
Brindar apoyo administrativo en todas las actividades del programa/proyecto a nível nacional.
- Asistir en la elaboración y tramitación de solicitudes de contratación de personas naturales o jurídicas, solicitudes de compra, solicitudes de transporte, viajes y viáticos, solicitudes de pago, contratos, prórrogas, actas de terminación y cualquier otra documentación que se requiera.
- Coordinar con las unidades de apoyo para dar seguimiento a los trámites en proceso
- Apoyar la recopilación y consolidación de informes periódicos y finales.
- Guiar a los contratistas y las entidades en la correcta elaboración y presentación de solicitudes de pago, certificados, informes y otros documentos que requieran el programa/proyecto de acuerdo a los procedimientos de la OIM.
- Asistir en la verificación de servicios, revisando que las ejecuciones presupuestales de los proyectos cuenten con los soportes y documentación legal requerida.
- Mantener actualizados los archivos, registros, controles, bases de datos e inventarios del programa/proyecto.
- Apoyar en la elaboración de presentaciones, organización de reuniones y eventos, preparación y envío de correspondencia y cualquier otra actividad que requiera el programa/proyecto.
- Asistir a reuniones de los diferentes comités internos en los que participe.
- Cumplir íntegramente con los procedimientos, regulaciones, normas de seguridad y estándares de conducta de la OIM.
- Desempeñar otras funciones que le sean asignadas por su supervisor.

**QUALIFICATIONS
Educación**
- Bachiller con tres años de experiência relevante; o, Título universitario en Administración de Empresas o campos relacionados de una institución acreditada con un año de experiência profesional relevante.

**Experiência**
- Experiência con procesos administrativos en la OIM.
- Experiência con sistemas ERP (p. ej., SAP), PRIMA y Wave.
- Experiência en diligenciar y hacer seguimiento de órdenes de compra
- Es imprescindible tener conocimientos informáticos en general y dominio de MS Excel en particular.
- Experiência en el apoyo a proyectos con plazos de entrega rápidos y trabajo bajo presión
- Experiência previa con organizaciones humanitarias internacionales, instituciones gubernamentales o no gubernamentales en un entorno multicultural;
**Aptitudes**
- Habilidades analíticas y de resolución de problemas comprobadas.
- Excelente atención al detalle y capacidad para organizar documentos de manera metódica.
- Discreción, orientación a los detalles y al cliente, paciencia y disposición para aprender cosas nuevas.
- Dominio de aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook.
- Conocimiento de los procesos administrativos de la OIM incluido de compras.
- Capacidad demostrada en seguimiento presupuestario de proyectos.

**Idiomas**

Requerida

Deseable

Conocimientos de Inglés (oral y escrito).

**Competencias Requeridas**

**Competencias (Banda/Nível 1),**Para más información sobre las competencias consulte el siguiente link Marco de competencias de la OIM.

**Valores**:Todos los miembros del personal de la OIM deben observar y demostrar los siguientes valores:

- Inclusión y respeto a la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.
- Integridad y transparencia: Respeta estrictas normas éticas y actúa de manera coherente con los principios, reglas y normas de conduta institucionales.
- Profesionalidad: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida y afronta con buen juicio los retos diarios.
- Coraje: Da muestras de voluntad para posicionarse en relación con cuestiones de importancia.
- Empatía: Demuestra capacidad para ponerse en el lugar de los demás, hace que las personas de su entorno se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.

**Competencias Básicas**:Indicadores de competencias - Nível 1
- Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración eficaz en todas las instancias para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.
- Logro de resultados: Produce y logra resultados de calidad de manera oportuna y orientada a la prestación de servicios. Encamina sus esfuerzos a la acción y está comprometido con el logro de los resultados acordados.
- Gestión e intercambio de conocimientos: Bu