Operations Assistant Ii

**Job Details**

OBJETIVO DEL CARGO:
El objetivo del asistente a la coordinación de servicios es prestar el soporte requerido para el manejo de las órdenes de compra de los clientes, en cuanto a la gestión de los recursos necesarios para poder ejecutar los servicios, tale como: requisiciones de materiales y equipos, recursos de personal tecnico, entre otros. Será responsable del control de materiales y equipos que se requieran para la entrega e instalación en clientes y ejecución de servicios contratados por el Cliente. Adicionalmente, bajo la supervisión directa, proporciona apoyo directo para la ejecución y cumplimiento del proceso del manejo de órdenes de servicios tanto de correctivos (L&M) como de preventivos (PSA), atenciones de garantías, hasta la emisión de la factura final al Cliente.

FUNCIONES PRINCIPALES:

- Responsable de la planificación, el seguimiento y la supervisión de la ejecución de las órdenes de venta, servicios y contratos PSA hasta la conclusión de la orden tanto en facturación como ejecución.

Remite los problemas a las personas apropiadas para el seguimiento oportuno según sea necesario.

Requiere interacción directa con los clientes para el seguimiento con el objetivo de asegurar las órdenes de compra o para cumplir con las condiciones especiales de facturación.
- Desarrolla los planes de prestación de servicios requeridos por el equipo.
- Ejecuta los informes de consultas, investigaciones y reconcilia los costos no alineados, como las horas de mano de obra, materiales, gastos de compras y otras transacciones relacionadas con el servicio.
- Responsable de la gestión de colocación de ordenes de compra a fabrica, proveedores, contratistas, y de la aceptación de las facturas correspondientes.
- Realiza la revisión y carga de las horas del personal tecnico en iscala, previa aprobación del supervisor tecnico.
- Prestar el soporte requerido a cuentas por cobrar en disputas como soporte para la cobranza de las facturas.
- Presta Soporte en las consultas de inventario para la disponibilidad de los materiales.
- Presta soporte en la resolución de los problemas de garantía de garantía / SD, a los técnicos y supervisor tecnico.
- Presta soporte a Ventas en las gestiones de crédito a clientes, creación de clientes, creación de proveedores, entre otros.
- Presta soporte a Proyectos en la creación de proyectos, colocación de ordenes de compra, y gestión en iscala de proyectos.
- Proporcionar apoyo a la administración de servicios adicionales, según sea necesario.

SEGURIDAD

**Responsabilidades**:

- Participar en las charlas de seguridad (safety toolbox) establecidas.
- Cumplir con todas las reglas, políticas y procedimientos de seguridad de JCI.
- Informar inmediatamente a su superior inmediato y al Representante local de Salud, Seguridad y Medio Ambiente, todos los accidentes, lesiones o enfermedades ocurridas en el lugar de trabajo, independientemente de la gravedad que presenten.

Funciones:

- Cumplir con los procedimientos y reglas de seguridad indicadas en el Reglamento Interno de SST, Manual de Seguridad del empleado, así como lo indicado en la Política Corporativa de Seguridad, Política de Cese de Trabajo y en la Política de Tolerancia Cero.
- Incentivar a través de su participación activa, el cumplimiento de los estándares de las actividades programadas en materia de seguridad y salud en el trabajo y efectuar las correcciones que resulten necesarias.
- Participar en las capacitaciones de SST programadas
- Reportar incidentes/accidentes, Reportar acciones correctivas/ preventivas.
- Participar en los simulacros programados.

Requerimientos del Cargo:
Educación:

- Administración y/o Ingeniera Industrial o carreras afines.
- Microsoft Office nível intermedio

Habilidades:

- Comunicación
- Capacidad de solución de problemas
- Trabajo en equipo
- Orientación al cumplimiento de los resultados
- Proactividad

Experiência y/o Conocimiento:

- Experiência mínima de 1 a 3 años en posiciones similares con:

- Atención al cliente
- Manejo de proveedores
- Facturación
- Seguimiento de ordenes de venta
- Seguimiento ordenes de compra
- Inventarios.