office & operations manager

OFFICE & OPERATIONS MANAGER | MANUFACTURA / PACKAGING & I+D

Compañía líder del sector busca Gerente de Oficina en Colombia para coordinar la relación con clientes y proyectos I+D (Investigación & Desarrollo), asegurar la operación administrativa y logística de punta a punta y apoyar ferias/eventos, legal/compliance y RR. HH. Rol transversal que conecta ventas, I+D, producción y logística, garantizando trazabilidad (CRM/trackers), tiempos de respuesta y calidad documental.

IMPORTANTE: INGLES FLUIDO INDISPENSABLE

FORMACIÓN ACADÉMICA
Profesional en Administración, Ingeniería Industrial o afines.
Conocimientos de Excel y Power BI son importantes (tablas dinámicas, fórmulas, filtros; nociones de tableros).
Formación/curso en gestión de proyectos o sistemas de información (ERP/CRM/Smartsheet) (deseable).

EXPERIENCIA & CONOCIMIENTOS
35 años coordinando operaciones administrativas/comerciales con interface a I+D y producción (manufactura, packaging o consumo).
Manejo de CRM/trackers (Sales Workspace, Customer PO Tracker), Smartsheet, Oracle o ERP afín.
Familiaridad con comercio/logística: muestras, rastreos, PO, facturación, depósitos, pruebas de llenado (botellas/bolsas).
Soporte a ferias y eventos con Marketing (presentaciones, folletos, agenda de clientes).
Legal & compliance: coordinación de NDAs con clientes/brokers y documentación soporte.
Gestión administrativa y de RR. HH.: compras corporativas, caja menor, archivos, viajes, onboarding.

RESPONSABILIDADES CLAVE
Proyectos con clientes (I+D): solicitar/gestionar briefs, viabilidad técnica, recomendaciones de formulación, SFP/cotizaciones, seguimiento a aprobaciones y resultados de producción.
Operaciones & logística: mantener Customer PO Tracker, emitir reportes semanales, coordinar muestras (números de rastreo), pruebas de llenado, reconexión de cuentas (Parking Lot/Cancelled).
Comercial & relacionamiento: comunicación proactiva con clientes sobre estado de I+D, reuniones, retroalimentación y próximos hitos.
Ferias/eventos: logística end-to-end, presentaciones con Marketing, coordinación de muestras con ePac, transporte y Producción.
Legal/compliance: coordinación de NDAs y documentación operativa.
Moldes & codificación: coordinar pedidos de nuevos moldes, asignar códigos en Smartsheet e ingreso a Oracle.
Administrativo & RR. HH.: compras, presupuesto y gastos, caja chica, facturas/pagos, mantenimiento/seguridad, viajes, correspondencia; apoyo a reclutamiento y onboarding.

FUNCIONES PRINCIPALES
Completar y cargar briefs a Sales Workspace; solicitar COAs y confirmaciones CSC cuando aplique.
Enviar cotizaciones preliminares/SFP, dar seguimiento y consolidar feedback de cliente.
Generar reportes automáticos (semanales) del Customer PO Tracker.
Enviar solicitudes de facturación (depósitos, misceláneos) y coordinar facturas.
Coordinar muestras y proyectos con I+D; rastrear estatus y compartir números de tracking.
Preparar Onboarding de nuevos clientes y su creación en sistemas.
Programar reuniones, citas y viajes; mantener archivos digitales/físicos y correspondencia.
Preparar presupuestos y reportes de gastos; aprobar y rastrear facturas/pagos.
Supervisar limpieza, seguridad, mantenimiento, utilidades y asignación de espacios.
Gestionar expedientes, asistencia, permisos, bienestar y apoyo en resolución de conflictos.

COMPETENCIAS BLANDAS
Organización y gestión del tiempo: múltiples frentes con fechas y estándares exigentes.
Comunicación asertiva (clientes internos/externos) y seguimiento disciplinado.
Pensamiento crítico y resolutivo frente a contingencias de I+D, muestras y logística.
Trabajo en equipo con I+D, Producción, Logística y Comercial.
Orientación a resultados y mejora continua basada en datos (KPIs y trackers).

OPORTUNIDAD & BENEFICIOS
Rol transversal con visibilidad en I+D, producción y clientes.
Ambiente con estándares operativos y espacio para optimización de procesos (automatización/reportes).
Modalidad: presencial/híbrido según operación.
Vinculación: a término indefinido.
Compensación competitiva (no publicamos rangos).

Colombia | CO,Bogotá, D.C. - Bogotá, D. C. | 11001

IMPORTANTE: Aplicar directamente en esta oferta es la mejor forma de hacernos llegar su hoja de vida y tenerla en cuenta para este proceso.

Este proceso de selección competitivo se fundamenta en las políticas y procedimientos de adquisiciones que rigen para garantizar los principios de publicidad previa, transparencia, garantía de la pluralidad y libre competencia, y evaluación objetiva, mundialmente aceptados.

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