Administrative Associate

Job Summary:

Acts as an extension of senior management ensuring a positive customer experience while being the representative of senior management to others. Provides administrative support and performs numerous duties, including scheduling, writing correspondence, emailing, overseeing visitors, routing callers and answering questions and requests.

Key Responsibilities:

Anticipates to the needs of senior management and manages his/her schedules. Arranges and coordinates travel arrangements including expense reports and visa/passport requirements. Gathers, compiles, verifies and analyses information for management' use in documents such as memos, letters, reports, speeches, presentations and news releases. Facilitates smooth communications between senior management and coworkers and between senior management and external parties such as media, customers, vendors and the public. Maintains the security and confidentiality of management' records and files. Monitors, reviews and approves standard expenditures to ensure the activities of the office are conducted within established budgets. Reports required information on a regular basis as assigned (e.g. monthly). Performs various tasks using independent judgement and discretion; e.g., preparing documents and presentation materials; screening and responding to incoming correspondence, inquiries, and phone calls; drafting letters and official information releases; arranging and attending meetings; taking and distributing minutes. Act as formal resource for colleagues with less experience. Completes other activities for senior management upon request and/or as required.

Competencies: 
Action oriented - Taking on new opportunities and tough challenges with a sense of urgency, high energy, and enthusiasm. 

Communicates effectively - Developing and delivering multi-mode communications that convey a clear understanding of the unique needs of different audiences. 

Customer focus - Building strong customer relationships and delivering customer-centric solutions. 

Ensures accountability - Holding self and others accountable to meet commitments. 

Plans and aligns - Planning and prioritizing work to meet commitments aligned with organizational goals. 

Data Analytics - Discovers, interprets and communicates qualitative and quantitative data; determines conclusions relying on knowledge of business or functional frameworks; simultaneously applies statistics, data validity, data visualization, and problem solving approaches to effectively extract meaningful patterns and business insights; presents conclusions and outcomes that enable data driven business decisions. 

Data Communication and Visualization - Constructs a tale of the business problem, root cause, solution options, and opportunities through illustrating data visually, including reports and dashboards. 

Values differences - Recognizing the value that different perspectives and cultures bring to an organization. 

Education, Licenses, Certifications: 
High school diploma or certificate of completion of secondary education or equivalent experience to the extent such experience meets applicable regulations. 

Experience: 
Significant work experience and in-depth knowledge obtained through specialized training and relevant experience.

• Ejecutar y realizar seguimiento a las actividades establecidas en el plan de trabajo anual HSE aplicables al proyecto Cerrejón, asegurando el cumplimiento de los objetivos definidos y la alineación con los lineamientos del sistema de gestión interno y los requerimientos del cliente.
• Ejecutar y realizar seguimiento al programa anual de capacitación en promoción y prevención aplicable al proyecto Cerrejón
• Actualizar la documentación aplicable al proyecto Cerrejón, asegurando su alineación con el sistema de gestión interno de Cummins y con los requerimientos técnicos, operacionales y normativos establecidos por Cerrejón.
• Elaborar y gestionar el envío oportuno de los informes mensuales de Integridad Operacional requeridos por el cliente Cerrejón.
• Monitorear la vigencia de la matriz de competencias del personal técnico asignado, conforme a los requisitos establecidos por Cerrejón.
• Coordinar la planificación y ejecución de los entrenamientos obligatorios, de acuerdo con las fechas de vencimiento definidas en la matriz de competencias de Cerrejón.
• Consolidar y remitir el reporte mensual de horas hombre (HH) al cliente Cerrejón.
• Participar activamente en el comité semanal de Integridad Operacional de la Gerencia de Mantenimiento de Instalaciones, Energía y Contratos (GMIEC).
• Realizar seguimiento al cumplimiento de las observaciones derivadas de la matriz de Liderazgo Visible, dirigidas al gerente, supervisores y analistas de Integridad Operacional.
• Asistir a la reunión mensual de contratistas de Cerrejón y garantizar la socialización de la información recibida con el personal involucrado (gerencia de minería, supervisores y técnicos), según el alcance definido.
• Ejecutar acompañamientos en campo durante la realización de tareas críticas, aplicando las actividades asignadas al analista de Integridad Operacional conforme a la matriz de Liderazgo Visible.
• Actualizar y divulgar el formato de análisis de riesgos FO-SST-026, según los requerimientos operacionales.
• Liderar la implementación, gestión y divulgación de los Protocolos de Peligros Fatales (PPF) y los Comportamientos que Salvan Vidas, alineados con el programa SafeWork de Cerrejón.
• Asegurar la revisión, actualización y divulgación de las evaluaciones de riesgos, utilizando la metodología aprobada por Cerrejón (Análisis de Riesgos, Bow Tie y Estándares de Control Crítico).
• Identificar y garantizar la aplicación del procedimiento de Gestión del Cambio para todas las modificaciones con potencial impacto en Seguridad, Salud y Ambiente (S, S & A), conforme a los lineamientos de Cerrejón.
• Validar y realizar seguimiento al cumplimiento de los elementos particulares de la Guía RUC aplicables al contrato con Cerrejón.
• Participar y brindar soporte de la información solicitada en las reuniones periódicas de seguimiento con la administración de contratos de Cerrejón.
• Realizar acompañamiento en campo la identificación de tareas críticas, y en coordinación con el supervisor del proyecto, desarrollar procedimientos específicos que garanticen la ejecución segura y controlada de dichas actividades.
• Divulgar al personal de Cummins asignado al proyecto Cerrejón la información relevante recibida a través de los canales oficiales de comunicación del cliente, incluyendo: programación de voladuras, campañas de seguridad como "Cuidarte Vale la Pena", reportes diarios de seguridad, incidentes, accidentes y demás comunicaciones pertinentes para la operación.
• Revisar y asegurar el cumplimiento de los requisitos contractuales establecidos en el Anexo D del contrato con Cerrejón, garantizando la alineación con los estándares operacionales, técnicos y de seguridad definidos por el cliente.