Procurement administrator

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Procurement Administrator

Acerca del rol

En Grupo Familia una compañía Essity estamos en búsqueda de un Procurement Administrator en la Planta Cauca vía Guachené quien se encargará de asegurar que las requisiciones elaboradas por los usuarios contengan la información correcta para proceder con la compra en el software asignado para la Región (ERP). Así mismo, se encargará de distribuir dichas requisiciones a los Buyers y de manera posterior, convertirlas en órdenes de compra, enviarlas a los proveedores y dar seguimiento hasta el arribo de los bienes o cierre de los servicios en las diferentes plantas u oficinas. Lo anterior, cumpliendo con los procedimientos de compras y políticas establecidas por Essity, según el alcance del rol.

1. Validar A0 y distribuir las PRs (Purchase requisitions):
   Revisar la calidad de las requisiciones elaboradas por los usuarios en: Material Group, Purchasing group, descripción, unidad de medida, que incluya planos, diseños, etc., de tal manera que cumplan con lo establecido y garantizar que con esa información los compradores puedan solicitar las cotizaciones. Si la PR cumple con los parámetros y condiciones esperadas, se procederá a realizar la validación A0.
   En caso de que una requisición esté incompleta o errónea, rechazar en el sistema, registrar además una nota en el encabezado de la requisición y mandar un correo al usuario notificándole.
2. Realizar la creación del PO (Purchase order):
   Elaborar la PO una vez se cuente con la cotización y liberación de la requisición en el sistema por parte del comprador. Asegurar la calidad de los pedidos en cuanto a precio, moneda, incoterm, proveedor, impuestos, etc. Enviar los pedidos a los proveedores. Elaborar las PO sin distribuir al comprador, cuando se cuente con listas de precios o contratos previamente revisados y avalados por los compradores. Actualizar el precio en las POs vs las ofertas revisadas, cuando corresponda, con previa autorización del comprador. Participar activamente en la resolución de problemas para la gestión de los pedidos.
3. Realizar el seguimiento del PO:
   Gestionar el proceso de seguimiento/confirmación de los pedidos (acuse de recibo de los mismos) garantizando su ejecución puntual. Seguimiento de los pedidos atrasados, tramitación y agilización de la recepción de bienes y servicios.
4. Contribuir a la excelencia en las adquisiciones:
   Elevar los problemas de los proveedores/sistemas/procesos al equipo o área pertinente como aportación para la mejora continua. Proporcionar información para optimizar la eficacia del sistema o en general estrategias para mejorar el proceso de abastecimiento. Compartir información a los usuarios finales cuando sea necesario. Asegurar la llegada de bienes y servicios imprescindibles para la continuidad de las operaciones. Mantener los precios actualizados en el sistema a través de los inforecord (si aplica), cuando reciba listas de precios previamente negociadas por los compradores. Estar al pendiente de problemas de calidad, devoluciones, solicitar notas de crédito cuando aplique y asegurar que sean aplicadas. Trabajar en estrecha colaboración con todas las áreas involucradas para el logro de los objetivos establecidos por Essity.

Profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Comercio Exterior o afines.
Con una experiencia mínima de 2 años en el área de compras o áreas relacionadas (Almacén, Comex).
Con conocimiento del sistema SAP (ERP), Excel, PowerPoint, Microsoft Teams, etc.
Deseable nivel intermedio de inglés (B1-B2).

En Essity cree en el desarrollo y el crecimiento profesional, dentro de una cultura motivada, generadora de propuestas y nuevos aprendizajes, como una única propuesta de desarrollo profesional y organizacional.

Vía Guachené, Cauca, Colombia.
Con posibilidad de gestionar de manera centralizada, otras operaciones a nivel Regional.