Auxiliar Administrativo/a

hace 5 meses

Cúcuta, Colombia World Food Programme A tiempo completo

El Programa Mundial de Alimentos (PMA por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.

La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. PMA está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.

Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster para múltiples ciudades y podrán ser contactados en los próximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.

TÍTULO DEL CARGO:

Auxiliar Administrativo/a

TIPO DE CONTRATO:

Service Contract (SC)

UNIDAD:

Oficinas de Terreno

LUGAR DE TRABAJO:

Cúcuta, Norte de Santander

DURACIÓN:

Seis meses. Renovación sujeta a desempeño y fondos

disponibles

NIVEL:

SC3

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

Estos puestos han de cubrirse en las oficinas en los países, los despachos regionales y la Sede. Los titulares de este puesto prestan apoyo administrativo a uno o varios equipos y/o respaldan una esfera operativa específica, y presentan informes al Asistente pertinente. En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo bien organizado y preciso.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Llevar a cabo una variedad de tareas ordinarias de apoyo operativo garantizando que el personal reciba un respaldo eficaz. Bajo la supervisión directa del(la) Asistente Administrativo y coordinación con la (el) Jefe de la OT Cúcuta.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

Recopilar, ordenar y distribuir correspondencia, informes y otros materiales para atender las necesidades del personal en los plazos establecidos. Responder a las consultas ordinarias recibidas o remitirlas, cuando sea apropiado, a las instancias superiores, para prestar un servicio oportuno y esmerado a los clientes. Corregir documentos escritos, como informes y correspondencia estándar, para contribuir a la exactitud de la información escrita elaborada por el personal. Llevar a cabo, cuando se requiera, un conjunto de actividades ordinarias de apoyo operativo, para contribuir al funcionamiento eficaz de las operaciones institucionales. Hacer preparativos de viaje y ayudar a organizar eventos, entre otros menesteres, para ayudar al personal a trabajar con eficacia. Ayudar en el mantenimiento de ficheros, documentos y registros de oficina, de conformidad con los sistemas y procedimientos establecidos, para que la información esté al día y el personal pueda acceder fácilmente a ella. Realizar tareas estándar de introducción de datos de conformidad con los sistemas definidos, para velar por que la información esté organizada y el equipo operativo pueda acceder fácilmente a ella. Conocimiento de realización de inventarios, procesos administrativos, procesos competitivos para contratación de servicios, manejo de facturación, relacionamiento y negociación con proveedores.

MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO

Liderar mediante el ejemplo y con

integridad

Defender los valores, principios y normas del PMA:

Demostrar los valores, principios y normas del PMA

Respetar a los demás y apreciar la diversidad:

Valorar la diversidad mediante el uso de un lenguaje respetuoso e inclusivo

Mantener la concentración y la calma bajo presión:

Mantener la concentración y la calma bajo presión

Demostrar humildad y voluntad de aprendizaje:

Mostrar humildad, voluntad de aprender y compartir

conocimientos; solicitar la opinión de los demás y actuar en consecuencia; y aprovechar oportunidades de desarrollo

Generación de resultados y cumplimiento de los compromisos

Generar resultados de máximo impacto:

Hacerse responsable de la consecución de resultados

Delegar tareas de forma apropiada:

Solicitar

orientación y ayuda cuando sea necesario

Adaptarse fácilmente a los cambios:

Adaptarse fácilmente a los cambios y ajustar el trabajo según las necesidades

Fomentar el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo

Practicar la inclusión y la colaboración:

Fomentar el trabajo en equipo, compartir

ideas y plantear problemas abiertamente

Aportar críticas constructivas y oportunas:

Aportar críticas constructivas y

oportunas a los demás

Construir y compartir nuevas perspectivas:

Prestar atención a los demás y compartir puntos

de vista

Uso de pensamiento estratégico

Comunicar y cumplir la visión del PMA:

Adoptar la visión del PMA y el impacto que esta tiene sobre su propio cargo

Alentar la

curiosidad y los nuevos métodos de trabajo:

Mostrar curiosidad y adoptar nuevos métodos de trabajo cuando sea pertinente

Analizar y evaluar los datos:

Recopilar datos y compartir conocimientos para

guiar las actividades del equipo

Tener en cuenta las consecuencias de cualquier decisión:

Hacer preguntas para comprender el impacto de las decisiones en sus objetivos

Establecimiento y mantenimiento de asociaciones sostenibles

Establecer asociaciones:

Comportarse de forma profesional con socios externos

Colaborar para lograr objetivos comunes:

Trabajar con socios para lograr objetivos comunes

CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación: Finalización del ciclo de educación secundaria. Técnico o Tecnólogo en ciencias administrativas, contables o afines.

Experiencia: Tres años mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas de carácter general.

Conocimientos y competencias:

Capacidad para utilizar equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras y escáneres. Conocimiento de las tareas y los métodos estandarizados de apoyo operativo. Conocimiento de los paquetes de programas informáticos estándar para oficina, como Microsoft Excel, Word. Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas. Gran atención a los detalles para encontrar discrepancias en los datos. Capacidad para trabajar respetando los plazos y seguir instrucciones claras.

Idiomas: Fluidez en español

Plazo para postular: 26 de junio de

Para mejorar la accesibilidad y la inclusión de los procesos de selección en el Programa Mundial de Alimentos (PMA), alentamos a las personas que requieran adaptaciones relacionadas con discapacidad u otra asistencia de accesibilidad, a que nos contacten. Envíe sus solicitudes por correo electrónico a . Al recibir su correo electrónico, el equipo de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) se comunicará con usted para discutir sus necesidades de manera confidencial y brindarle apoyo. El PMA está comprometido con proporcionar una experiencia de reclutamiento que respete y responda a las necesidades únicas de cada candidato y candidata.

Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El PMA se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el PMA ()

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