Asistente Administrativo

hace 5 meses

Colombia Solvo Global SAS A tiempo completo

Administrative Assistant

**Job Description**:
Administrative Assistant answers all phone calls, provides phone quotes to prospective clients, convert leads to sales, establish cleaning schedules and delivers exceptional customer service to our customers, and team members.

Sales Responsibilities:

- Provide phone quotes and respond to quote requests from our website and other streams.
- Follow up on and nurture quotes/leads.
- Maintain or improve prospect conversion.
- Make sales (convert leads into customers).
- Enter all quotes and bookings into CRM.
- Create content to promote our services.
- Intake notes of your interaction with customers onto CRM.

Scheduling Responsibilities:

- Find and make spots for new bookings.
- Book new cleaning appointments and recurring cleaning schedules.
- Optimize every technician’s day by strategically routing technician travel.
- Reschedule jobs the same day for absent employees, holidays, staff changes.
- Communicate with customers about schedule changes.
- Update CRM with customer preferences, fee changes, day changes, booking notes, etc.
- Create weekly technician schedules on time.
- Alert customers when techs will be late.
- Assist the team on the field with property access or any other issues that may arise.
- Help with any other tasks I may need assistance with.

Customer Service Responsibilities:

- Answer all customer service calls and respond to customer needs.
- Call new customers after their first cleaning, then again at the 30 and 60-day mark.
- Relay complaints to the General Manager.
- Follow up on complaints.
- Direct calls to appropriate staff and take messages.
- Involve the General Manager when a customer cannot be satisfied, or severe issues arise.
- Charge bookings and complete them.
- Manage customer files and documents.
- Assist in office/field general duties and tasks, when needed.

Results Expected:

- 100% of quote requests completed same day.
- 100% of quotes and bookings entered in CRM.
- 100% of quotes actively nurtured.
- Hit Monthly Sales Goal each month (new recurring clients).
- 100% customer satisfaction with the level of our customer service.
- Outstanding customer rapport and relations.
- Optimized schedules for all FT employees (full schedule daily).
- Minimum chaos (forgotten keys, work orders, follow-ups, unconfirmed jobs, etc.).
- Quality service, customer satisfaction (low cancels, good online reviews).
- Convert leads to customers at 50% or higher.
- Return all missed communications in a timely manner.
- 100% leads contacted in a timely manner.
- Close 3 to 5 recurring customers per month. (Subject to change.)

Authority:

- 100% discretion on scheduling, with collaboration as needed.
- 100% discretion on re-cleans, discounts, refunds.
- 100% cleaning tech reprimand and correction.
- 100% discretion overturning down problematic jobs/customers.

Requirements and Skills:

- Language Skills: Excellent English and Spanish, written and spoken, with no accent for clear understanding.
- High Organizational Skills: Ability to manage and prioritize tasks efficiently, maintain organized records, and keep track of appointments and deadlines.
- Communication Skills: Strong written and verbal communication skills for interacting with customers, colleagues, and suppliers.
- Customer Service Skills: A friendly and customer-focused demeanor for dealing with clients both in person and over the phone.
- Computer Proficiency: Proficiency in using office software like Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and ability to quickly learn any specific software or systems used by Wiz Cleaners.
- Attention to Detail: Precise data entry, accurate record-keeping, and attention to detail in all administrative tasks.
- Time Management: Effective time management to handle multiple tasks and meet deadlines.
- Problem-Solving Skills: Ability to identify and address issues or challenges that may arise in day-to-day operations.
- Teamwork: Willingness to collaborate with other employees and departments to achieve common goals.
- Adaptability: Flexibility in handling changing workloads or unexpected situations.
- Basic Accounting Skills: Understanding of basic financial principles, such as invoicing, and handling payments.
- Confidentiality: Handling sensitive information such as customer details and financial records with discretion and confidentiality.
- Customer Relationship Management (CRM) Knowledge: Familiarity with CRM systems to manage customer data and interactions.
- Multitasking: Ability to handle multiple tasks simultaneously, such as answering phones, scheduling appointments, and managing paperwork.
- Strong Work Ethic: Dedication to performing your duties diligently and reliably.
- Professionalism: Maintaining a professional appearance, demeanor, and communication style when representing Wiz

Cleaners to customers and partners:

- Customer Feedback Handling: Ability to gather and handle customer feedback effectively to improve services

  • Asistente Administrativo/a

    hace 5 meses

    Colombia GRUPO DE INVERSIONES SURAMERICANA SA A tiempo completo

    Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra...

  • Asistente Administrativo

    hace 1 mes

    Colombia Grupo De Inversiones S.a A tiempo completo

    **Breve descripción del puesto**Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas...

  • Asistente Administrativa

    hace 5 meses

    Colombia alqueria cavelier s.a A tiempo completo

    Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra...

  • Asistente Administrativa

    hace 5 meses

    Colombia Prosegur A tiempo completo

    SE REQUIERE ASISTENTE ADMINISTRATIVO,EXCELENTE PRESENTACIÓN PERSONAL SE REQUIERE ASISTENTE ADMINISTRATIVO,EXCELENTE PRESENTACIÓN PERSONAL

  • Asistente Administrativa

    hace 1 mes

    Colombia Prosegur A tiempo completo

    SE REQUIERE ASISTENTE ADMINISTRATIVO,EXCELENTE PRESENTACIÓN PERSONALSE REQUIERE ASISTENTE ADMINISTRATIVO,EXCELENTE PRESENTACIÓN PERSONAL

  • Asistente Administrativo Senior

    hace 2 semanas

    Colombia Grupo De Inversiones S.A A tiempo completo

    **Descripción del Puesto**Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre las responsabilidades del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas...

  • Asistente Administrativo Experiencia

    hace 2 semanas

    Colombia Grupo De Inversiones S.A A tiempo completo

    **Descripción del Puesto**Buscamos a un asistente administrativo con experiencia para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre las responsabilidades del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades...

  • Asistente Administrativo Experiencia

    hace 2 semanas

    Colombia Grupo De Inversiones S.a A tiempo completo

    Descripción del PuestoBuscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre las responsabilidades del asistente administrativo se incluyen:Funciones del Asistente AdministrativoOrganizar y programar citasPlanificar reuniones y escribir actas detalladasAsistir en la preparación de...

  • Asistente Administrativa

    hace 5 meses

    Colombia CONSORCIO CONEXION VIAL 2023 A tiempo completo

    Empresa de Construcción solicita personal administrativo que tenga: Buena comunicación Manejo de herramientas ofimáticas (Excel) Responsable Honesto Buena disposición Compromiso Trabajo en equipo. Perfil: Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de carreras administrativas (Administración, Contaduría, Ingeniería Industrial y...

  • Asistente Administrativo Contable

    hace 4 meses

    Colombia Maternity by Karin Jiménez A tiempo completo

    Asistente Administrativo Contable Somos una marca de ropa y estamos en la búsqueda de un Asistente Administrativo Contable para fortalecer nuestro equipo de trabajo. Si eres una persona organizada, proactiva y apasionada por el trabajo administrativo y contable, ¡te estamos buscando! Lo que harás: - Apoyo Operativo y Administrativo: Contribuirás a la...

  • Asistente Administrativo Experiencia

    hace 5 días

    Colombia CONSORCIO CONEXION VIAL 2023 A tiempo completo

    Requisitos del Puesto:Se busca un Asistente Administrativo con experiencia en manejo de herramientas ofimáticas (Excel) y buena comunicación. El candidato ideal debe ser responsable, honesto y tener buena disposición. Perfil del Candidato:Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de carreras administrativas (Administración, Contaduría, Ingeniería...

  • Asistente Administrativa

    hace 5 meses

    Colombia K2K SOLUCIONES S.A.S A tiempo completo

    La Asistente administrativa será la encargada de: - Apoyar a los coordinadores y gerentes de área en las labores a su cargo. - Redacción de cartas y documentos - Encargarse del control de los documentos - Participar activamente en el desarrollo de las funciones del área administrativa, contable y de talento humano - Revisar legalizaciones de viáticos y...

  • Asistente Administrativa

    hace 5 meses

    Colombia Quimexcol Zona Franca S.A.S A tiempo completo

    Se requiere Técnico o tecnólogo en carreras administrativas/servicio al cliente o carreras afines para el cargo de Asistente administrativo, con experiência en servicio al cliente. Dentro de sus funciones está: - Atender solicitudes de los clientes y darles solución - Consolidar la información recibida por parte de los clientes sobre sus inquietudes,...

  • Asistente Administrativo Experiencia

    hace 2 semanas

    Colombia Solvo Global A tiempo completo

    ¿Quieres crecer en tu carrera?En Solvo Global estamos buscando a un Asistente Administrativo con experiencia en el área administrativa y habilidades en comunicación para unirse a nuestro equipo de trabajo.Requisitos:Buen nivel de inglés (85%-90%)Experiencia como asistente administrativo o relacionado (al menos 2 años)Conocimiento en...

  • Asistente Administrativo

    hace 5 meses

    Colombia FOTOMONTAJES S.A.S A tiempo completo

    Importante empresa del sector litográfico ubicada en el centro de Medellín, se encuentra en búsqueda de asistente administrativa (Mujer), esta persona debe contar con conocimientos de herramientas ofimáticas, tener conocimiento de sistemas y buena ortografía. Salario a convenir Jornada laboral: Tiempo completo Tipo de puesto: Tiempo...

  • Asistente Administrativo Experiencia

    hace 2 semanas

    Colombia Solvo Global A tiempo completo

    ¡Únete a nuestro equipo de Solvo Global!Estamos buscando un Asistente Administrativo con experiencia en el área administrativa y habilidades en el uso de Excel y Quickbooks. Si tienes conocimientos en inglés y estás dispuesto a trabajar en un entorno dinámico, ¡este es el puesto para ti!Requisitos:Buen nivel de inglés (85%-90%)Experiencia como...

  • Asistente Administrativo

    hace 2 semanas

    Colombia Sentido Laboral A tiempo completo

    Descripción del PuestoEstamos buscando un Asistente Administrativo con experiencia en gestión, organización y planificación para unirse a nuestro equipo en Medellín. La persona seleccionada deberá tener capacidad para atender y realizar tareas administrativas, de soporte y apoyo a la organización, con excelentes capacidades comunicativas escritas y...

  • Asistente Administrativa

    hace 2 meses

    Colombia K2K SOLUCIONES S.A.S A tiempo completo

    La Asistente administrativa será la encargada de:- Apoyar a los coordinadores y gerentes de área en las labores a su cargo.- Redacción de cartas y documentos- Encargarse del control de los documentos- Participar activamente en el desarrollo de las funciones del área administrativa, contable y de talento humano- Revisar legalizaciones de viáticos y...

  • Asistente Administrativa de Proyectos

    hace 5 meses

    Colombia K2K SOLUCIONES S.A.S A tiempo completo

    Empresa de telecomunicaciones se encuentra en la búsqueda de **Asistente de proyectos** Quien será el encargado de: - Apoyar administrativamente en las labores encomendadas por el jefe inmediato para el cumplimiento de los objetivos del proyecto - Ejecutar procesos establecidos por líder documental, guiar y garantizar correcta toma información por...

  • Asistente Administrativo Remoto

    hace 3 días

    Colombia Loolo Sas A tiempo completo

    En Loolo Sas, buscamos a un Asistente Administrativo Remoto para proporcionar ayuda integral y eficiente en diversas áreas de nuestra empresa.***Funciones Principales:**- Proporcionar soporte en tareas administrativas diarias, como manejo de correos electrónicos y organización de documentos.- Colaborar en la planificación y ejecución de proyectos...