Monitoría Administrativa y Financiera

Heartland Alliance for Human Needs & Human Rights 
Heartland Alliance International, Inc.

Cargo: Monitor/a Administrativo/a y Financiero/a
División/Área: Finanzas y Administrativo
Departamento de área: Administrativo
Cargo a quien reporta: Gerencia Financiera y Administrativa
Lugar de trabajo: Cali, Valle del Cauca
Tipo de contrato: Término fijo
Tipo de empleado: Directo, tiempo completo

INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN

Heartland Alliance International (HAI) es una organización internacional sin ánimo de lucro dedicada a garantizar los derechos y el bienestar de las personas y comunidades marginadas que enfrentan algunos de los problemas humanitarios y de derechos humanos más urgentes del mundo. Con numerosas oficinas nacionales alrededor del mundo, HAI implementa programas en diversas áreas de derechos humanos, y opera el Centro Marjorie Kovler para Supervivientes de la Tortura, con sede en Chicago. HAI se especializa en áreas técnicas clave como la salud mental y el apoyo psicosocial, la igualdad de género, el acceso a la justicia y la atención sanitaria sin estigmas. A través de todos sus programas, HAI promueve enfoques progresistas e innovadores para la protección de los derechos humanos y la igualdad de género.

INTRODUCCIÓN AL PROYECTO.
PASOS HACIA EL FUTURO, focaliza sus esfuerzos para el acompañamiento a la población migrante venezolana y colombianos retornados desde Venezuela, y tiene como objetivo promover la integración socioeconómica y cultural de los migrantes vulnerables, los retornados y las comunidades de acogida en Colombia, favoreciendo el acceso a la regularización de su situación migratoria, los servicios de protección multisectorial, los medios de subsistencia, el refugio de emergencia y las soluciones de vivienda estable, desde los principios de derechos, acción sin daño y participación.

El proyecto PASOS para la integración (PPI), en coherencia con su propósito, propone tres objetivos específicos: . Los migrantes vulnerables y los colombianos retornados experimentan una mayor sensación de seguridad y bienestar; . Los migrantes vulnerables, los colombianos retornados y los miembros de las comunidades de acogida tienen medios de vida más seguros; y . Los migrantes vulnerables y los colombianos retornados tienen acceso a un refugio de emergencia y a soluciones de vivienda estables

MAS RESILIENCIA - Mejorando el Acceso a los Servicios Multisectoriales: Resiliencia, Estabilización y Protección en Colombia, brinda servicios de salud mental y apoyo psicosocial (SMAPS) y facilita el acceso a la salud sexual y reproductiva, y otros servicios vitales para los desplazados internos y otras víctimas de emergencias complejas, al mismo tiempo que crea capacidad entre las instituciones gubernamentales y mejora la capacidad de las comunidades afectadas por conflictos para defender sus derechos.

ENTORNOS LIBRES DE VBG: A través de este proyecto implementado en alianza con ACNUR, la Agencia de la ONU para los Refugiados, HAI brinda acompañamiento integral en situaciones de Violencias Basadas en Género (VBG) a personas refugiadas, solicitantes de asilo, desplazadas, apátridas, retornadas y de comunidades de acogida, mediante acciones individuales, comunitarias e institucionales. HAI acompaña a grupos comunitarios en estrategias de prevención y respuesta frente a las VBG y realiza acciones de fortalecimiento institucional.

OBJETIVO DEL CARGO
El objetivo del cargo de Oficial de Salvaguarda e Inclusión es liderar la implementación y promoción de la Política de Salvaguarda (SHEA) de HAI en Colombia, garantizando la capacitación continua y el monitoreo de las prácticas de salvaguarda e inclusión. Este rol es esencial para integrar los estándares de género y equidad en todas las operaciones y políticas de la organización, además de asegurar el cumplimiento de los estándares internacionales y el desarrollo de programas que fomenten la diversidad, la equidad y la inclusión dentro de HAI y sus grupos de interés.

POSICIÓN EN LA ORGANIZACIÓN
✓ La supervisión del cargo será ejercida por la Gerencia Financiera y Administrativa,
✓ Las funciones esenciales son con la Gerencia Financiera y administrativa, Tesorería, Contabilidad, Asistencias Administrativas, Gerencia de Operaciones, Coordinación de Compras y Monitorias de Compras.
✓ Cargos por supervisar: No Aplica

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO

Las Funciones y responsabilidades esenciales se fundamentan en los siguientes aspectos.
• Supervisar la facturación y los pagos de proveedores, con el fin de evitar cartera superior a días.
• Liderar la entrega oportuna de las facturas de proveedores al área financiera y contable, para su proceso de causación y pago, evitando que el gasto no sea causado en el mes que corresponde.
• Velar por la entrega oportuna de la gestión documental de la regionales, para los cierres mensuales, tanto financieros como contables.
• Realizar la conciliación de caja menor de las regionales y remitir al área de Tesorería para efectuar el respectivo desembolso.
• Registrar y llevar un control de la entrega y traslados de bienes muebles o activos diferentes a tecnología, al personal de la organización.
• Apoyar y hacer seguimiento al reporte de los gastos fijos de las oficinas regionales de la organización.
• Implementar estrategias de seguimiento y control al personal de asistencia administrativa, con relación a la eficiencia y eficacia en su desempeño.
• Supervisar el mantenimiento general de la oficina, equipos, muebles, consumibles y demás bienes de las oficinas

Brindar capacitación, entrenamiento y reentrenamiento al equipo administrativo y equipos de programas relacionados con los procedimientos administrativos, logísticos, de adquisiciones y financieros de la organización.
• Informa al personal de asistencia administrativa los lineamientos recibidos desde la Gerencia Financiera y administrativa, cuando se requiera.

Control interno:
• Velar por el cumplimiento de procesos y procedimientos emanados en el Manual Financiero y Administrativo de la organización.
• Apoyar la preparación de informes y conciliaciones que permitan el control y la toma de decisiones del área.
• Supervisar la gestión documental de las regionales.
• Apoyar las labores de levantamiento de información, mantenimiento y control de inventarios.

Soportes financieros:
• Verificar el cumplimiento de los requisitos para cada una de las solicitudes de pago enviadas por las regionales, firmas de los signatarios autorizados según niveles de aprobación, existencia de todos los soportes que se requieran y demás requerimientos de los procedimientos y manuales de HAI.

Apoyo logístico:
• Realizar otras diligencias y actividades afines a su puesto, según sea requerido por la Gerencia Financiera, la Dirección Financiera y/o la Dirección País.
• Cumplir integralmente con los procedimientos, regulaciones, estándares de conducta y planes de seguridad de HAI, Colombia.

Actividades secundarias:
• Realizar informes cuando sea necesario y cuando se requiere.
• Mantener la confidencialidad sobre cualquier información intercambiada, facilitada o creada durante y después del programa.
• Participar en las jornadas de cuidado emocional, talleres, capacitaciones y demás reuniones programadas por HAI o el donante.
• Integrar los enfoques de género, acción sin daño y de derechos humanos en todas las áreas y actividades del proyecto.
• Cumplir con los protocolos de atención y seguridad de HAI, el reglamento interno de trabajo y la política de prevención del acoso, la explotación y el abuso sexual (SHEA).
• Demás funciones o tareas que le sean asignadas durante la ejecución del contrato.
• Este trabajo puede requerir viajar a zonas de alta complejidad.

PERFIL DEL CARGO

Educación

Se requiere obligatoriamente:
✓ Profesional en áreas de administración, contabilidad, economía, o afines.
✓ Manejo de documentación y archivos de procesos y contrataciones.
✓ Manejo avanzado de herramientas ofimaticas, Microsoft Office, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams
✓ Destacadas competencias en matemáticas y lógica.

Se valora positivamente:
✓ Habilidades en segundo idioma (inglés).
✓ Especialización en administración de personal, gerencia del talento humano, liderazgo organizacional y afines.

Experiencia

Se requiere obligatoriamente:
✓ Experiencia mínima de años en procesos financieros y administrativos.
✓ Supervisión de equipos en cargos de coordinación, monitoria y demás rangos de liderazgo.

Se valora positivamente:
✓ Experiencia de trabajo en el sector humanitario

Certificaciones y Licencias
✓ No aplica

Competencias y Habilidades
✓ Capacidad para adaptarse rápidamente a entornos variables y encontrar soluciones innovadoras y creativas en situaciones desafiantes.
✓ Habilidad para ejecutar tareas de forma eficiente y responsable, mostrando agilidad y organización en el manejo de responsabilidades, tomando iniciativas de manera proactiva y con un enfoque orientado a resultados.
✓ Habilidad para colaborar efectivamente en equipos multidisciplinarios, manteniendo puntualidad y mostrando un enfoque ordenado en la realización de tareas asignadas. Con aptitudes para manejar información confidencial y delicada.
✓ Excelentes habilidades interpersonales, con capacidad para una comunicación asertiva, creación de redes y resolución efectiva de conflictos, así como habilidades para gestionar y aprender de los errores.
✓ Demostrar empatía hacia los demás y habilidad para manejar con asertividad situaciones conflictivas, mostrando sensibilidad y comprensión en la resolución de conflictos.
✓ Demostrar sensibilidad y respeto por las diferencias relacionadas con los géneros, especialmente aquellas que propician situaciones de discriminación, exclusión o barreras para el ejercicio de derechos.
✓ Mostrar respeto genuino hacia la diversidad cultural y la interculturalidad, demostrando sensibilidad y apertura hacia diferentes perspectivas y prácticas.
✓ Demostrar una clara afinidad y compromiso con los principios y objetivos de HAI, mostrando una sólida dedicación y alineación con su misión y valores.

CONDICIONES LABORALES

Modalidad de trabajo: Presencial en oficina y/o trabajo de campo.

Ambiente de trabajo: Trabajo en oficina. Cuenta con computador, celular, carné y visibilidad para gestión administrativa y en atención y participación comunitaria.

✓Disponibilidad para viajar frecuentemente en las áreas de intervención de HAI: Media, a oficinas regionales.

Exigencias físicas:
Se dará cumplimiento a la normatividad colombiana vigente, en relación a las exigencias físicas bajo la vigilancia del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.
Para los cargos de trabajo de campo, se requerirá realizar desplazamientos a pie en terrenos irregulares por las condiciones locativas de los lugares en los que la organización presta sus servicios. Para ello se deberá cumplir con prácticas y estándares de trabajo seguro asociado a la matriz de riesgos y profesiograma ocupacional.
De acuerdo con las especificaciones del profesiograma todos los cargos deben cumplir con una valoración médica ocupacional: un examen con énfasis osteomuscular y optometría. Solo para conductores logistas incluye la audiometría.

Heartland Alliance toma todas las decisiones de contratación y empleo, y opera todos los programas, servicios y funciones sin importar la raza, credo, color, edad, género, identidad de género, estado civil o parental, religión, ascendencia, origen nacional, amnistía, discapacidad física o mental, orientación sexual, estatus de inmigrante o infección por VIH.

Tenga cuidado de evitar comunicaciones fraudulentas que pretendan ser en nombre de Heartland Alliance International.

Heartland Alliance International no solicita dinero o pagos por postulaciones, certificados, uniformes u otros trámites.

La Organización le recuerda que maneja todos sus procesos de selección de sus áreas de influencia a través de la plataforma Bamboo, LinkedIn, Indeed, de manera gratuita.