Coordinación Regional Putumayo

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Posición: Coordinación Regional

Lugar de trabajo: Mocoa, Putumayo

Tipo de contrato: Contrato a término fijo

Duración del contrato: Hasta el de diciembre del

Posición a quién reporta: Gerencia de Proyecto

General

Heartland Alliance International (HAI) es una entidad sin ánimo de lucro con sede principal en Chicago, EEUU. Fue creada con la misión de promover los derechos humanos y proveer servicios a comunidades que viven en situaciones de alta vulnerabilidad, pobreza o en contextos de conflicto o violencia. HAI trabaja para proveer sistemas de apoyo y protección que sean de alta calidad y sostenibles. Los programas globales de HAI en salud pública trabajan con organizaciones locales para comprometer a las comunidades en la entrega de servicios de salud, la construcción de capacidades, el apoyo, y la movilización de la comunidad para las personas más marginadas y en mayor riesgo en el mundo. Nuestro objetivo es organizar y empoderar a las poblaciones altamente vulnerables a nivel local, para que sean auto-sostenibles y aboguen por sí mismos. HAI actualmente implementa proyectos en cerca de una docena de países en América latina y el Caribe, África y el medio oriente.

Proyecto Entornos Libres de VBG

A través de este proyecto implementado en alianza con ACNUR, la Agencia de la ONU para los Refugiados, HAI brinda acompañamiento integral en situaciones de Violencias Basadas en Género (VBG) a personas refugiadas, solicitantes de asilo, desplazadas, apátridas, retornadas y de comunidades de acogida, mediante acciones individuales, comunitarias e institucionales. HAI acompaña a grupos comunitarios en estrategias de prevención y respuesta frente a las VBG y realiza acciones de fortalecimiento institucional.

Nota: La contratación de esta posición depende de la recepción de fondos por parte del donante.

Breve descripción del cargo

La posición se encarga de la coordinación y el liderazgo de la oficina regional de HAI y de los equipos de trabajo que la integran, con el fin de lograr que los proyectos e iniciativas programáticas se lleven a cabo de manera articulada, segura y coherente. Este rol debe garantizar la integración de las acciones, el equilibrio y la calidad en las intervenciones. Los principales objetivos del cargo son:

Liderar y direccionar los aspectos administrativos, técnicos y operativos de la oficina regional. Para ello, debe mantener una fluida comunicación y coordinación con las diferentes áreas de HAI, especialmente con las Gerencias de los proyectos con presencia en la región, la Gerencia de Calidad de Programas, el equipo técnico y el área de finanzas y operaciones. Garantizar la implementación de los proyectos y el cumplimiento de las actividades, objetivos, indicadores y metas establecidas en la regional y en los territorios que le sean asignados. Representar a HAI ante actores locales, tales como, autoridades municipales, organizaciones internacionales con presencia local/regional, organizaciones de la sociedad civil, instituciones públicas, y otros actores con los que sea necesario establecer interlocución.

Funciones y responsabilidades

) Capacitación y Formación:

Participar en procesos de formación para fortalecer sus herramientas técnicas y multiplicar estos aprendizajes con el equipo a su cargo, comunidades o aliados. Junto con los/las especialistas y coordinaciones técnicas, apoyar y facilitar capacitaciones internas y externas, de acuerdo al plan de trabajo establecido con la Gerencia de Calidad de los Programas y/o Gerencias de proyectos. Desarrollar mediante búsqueda activa procesos de capacitación y apoyo técnico para profesionales de la regional en coordinación con especialistas técnicos. Completar y/o participar en cursos de seguridad y de PEAS que se promuevan al interno de HAI y garantizar que el equipo a su cargo cumpla satisfactoriamente con estas exigencias. Supervisión de equipos y procedimientos operativos estándar: Asegurar que la gestión documental de los beneficiarios/as atendidos por las/los profesionales, sea realizada y se garantice la protección de la información, cerciorándose de llevar un adecuado seguimiento de los casos abiertos y cerrados. Supervisar el registro de datos, mantener la sistematización de datos actualizada y revisar que los equipos realicen la sistematización oportunamente y se reporte periodicamente el número total de casos atendidos. Realizar un ejercicio de supervisión activa y velar por el cumplimiento de las políticas, procesos y tareas de las áreas de finanzas y operaciones de la organización, a partir las directrices de los donantes que financian/apoyan la implementación de los proyectos, que se reflejan en los manuales de compras, empleado, administrativo y financiero, y seguridad. Entre estas: a) supervisión del adecuado manejo, conciliación y legalización de la caja menor de la regional a cargo, si fuere el caso b) supervisión del adecuado manejo de los anticipos realizados al personal de la regional, así como también el seguimiento a la legalización de los mismos, c) gestión adecuada, oportuna y completa de: solicitudes de logística (eventos y viajes, listados de asistencia), formato de solicitud de adquisiciones de bienes y/o servicios para el desarrollo de las actividades programáticas d) gestión adecuada, oportuna y completa de: solicitudes de pago de las obligaciones de la oficina y otras que le sean asignadas a el/la asistente y/o monitor/a, y otras que le sean requeridas, e) registro, seguimiento y control sobre el estado y buen funcionamiento de los inventarios de la regional. Supervisar el cumplimiento, por parte del equipo local, de todas las normas, requisitos y solicitudes establecidas en el Manual de Seguridad de HAI Colombia, preservando un enfoque transversal de los valores, principios y gestión de riesgos contenido en la Filosofía de Seguridad de HAI. Asimismo, apropiarse y supervisar el cumplimiento de todos los protocolos de seguridad antes, durante y después de una actividad o misión de los proyectos que se implementan en su regional. Notificar inmediatamente al momento del suceso o al ser notificado, de cualquier irregularidad en contratación a proveedores, contratistas o de personal, fraude o posibilidad de fraude, situación de riesgo que atente contra la integridad de un/una colaborador/a, o de la organización, así como incumplimientos a los estándares de conducta del manual del empleado y a las buenas prácticas empresariales reflejadas en el manual de adquisiciones, a la Gerencia de Operaciones. Identificar las necesidades de visibilidad, equipos de comunicación, simulacros, entrenamiento, coordinaciones y dar seguimiento adecuado a las acciones administrativas u operativas que correspondan para garantizar la ejecución de misiones cumpliendo los protocolos de seguridad HAI. Liderar el cumplimiento de los requisitos del área de seguridad y operaciones que garanticen el funcionamiento adecuado de la oficina. Incluir en sus reuniones de coordinación local, un espacio de concientización y actualización para el contexto y retroalimentación de seguridad sobre lecciones aprendidas en misiones. Identificar y gestionar los riesgos asociados al contexto y a las dinámicas internas de la oficina, cuya mayor prioridad es el bienestar y la seguridad del personal. Implementación de actividades: Adelantar las acciones necesarias para lograr los resultados de los proyectos de la regional, a través del trabajo conjunto con actores humanitarios e instituciones competentes en los municipios y territorios priorizados. Apoyar el desarrollo planes de trabajo anuales y verificar el cumplimiento de metas y objetivos. Junto con el equipo técnico de HAI, garantizar la utilización de herramientas técnicas, líneas técnicas y protocolos definidos por la organización y/o los donantes. Identificar y definir las instituciones a las que se podrán hacer las remisiones de participantes. Facilitar y crear estrategias de identificación de participantes para los diferentes programas, según los mandatos y las capacidades de cada proyecto. Promover activamente y fortalecer relaciones y convenios interinstitucionales con las autoridades y otras organizaciones locales. Participar en las reuniones periódicas entre cada gerencia de proyecto y equipo para coordinación y planificación mensual y/o quincenal, y proveer seguimiento diario a tareas y desempeño general desde el nivel territorial. Entregar informes periódicos sobre la implementación de actividades. Participar, coordinar y garantizar la participación del equipo en la preparación de misiones (briefing) clave para la provisión de servicios fuera de cascos urbanos. Colaborar en la recolección de información para el informe de seguridad para las misiones y plasmarlo en las propuestas de misión según corresponda. Aplicar las rutas establecidas en los lineamientos de atención. Respaldar actividades comunitarias clave para la promoción de resiliencia ante el desplazamiento, movimientos migratorios y otras afectaciones. Promover la coordinación de los distintos programas que HAI tiene en las diferentes zonas de intervención de la organización. Coordinar la logística de visitas a terreno con copartes locales y desarrollar protocolos específicos si lo requiere la situación. Gestionar, coordinar y desarrollar acciones de articulación y fortalecimiento institucional e interagencial en el territorio priorizado, especialmente en temas relacionados con la respuesta a las VBG. Posicionar el enfoque de género en los espacios de coordinación interinstitucional y en las diferentes estrategias de los proyectos. Recursos Humanos: Favorecer un buen ambiente de trabajo y la cohesión de los equipos de diferentes proyectos. Verificar el cumplimiento y seguimiento de políticas organizacionales en los territorios. Realizar supervisión directa de personal a nivel territorial, incluyendo: a) socializar y asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de empleados, b) supervisar el oportuno envío de los formatos de tiempo laborado (Timesheets), revisarlos con la información de novedades registrada en Bamboo y firmarlos, c) verificar el registro en la plataforma de Recursos Humanos (Bamboo) de todas las solicitudes de tiempo libre, tales como: días compensatorios, vacaciones, incapacidades médicas, permisos no remunerados, etc. , que serán aprobados por las Gerencias de proyectos, d)verificar que las personas de la regional que tengan incapacidad laboral, remitan los documentos en papelería de la EPS al área de RRHH, e) realizar la entrega de dotación al personal de la regional y gestionar la firma de entrega de los elementos, f) gestión adecuada, oportuna y completa de los formatos de: Notas de cese, devolución de dispositivos y paz y salvo, g) de acuerdo a las Responsabilidades a desarrollar, en el punto , literal “a) supervisión del adecuado manejo, conciliación y legalización de la caja menor de la regional a cargo”, garantizar el reintegro del valor pagado por concepto de examen de ingreso, por el/la colaborador/a, recién ingresado, dentro del mes. Garantizar el cumplimiento del Manual del Empleado, reglamento interno de trabajo, políticas y procedimientos establecidos por HAI Colombia y la política SHEA. Representación de HAI: Representar a HAI y facilitar la articulación de miembros de equipo con comunidades, organizaciones e instituciones. Participar y facilitar el rol consistente y proactivo de HAI en espacios de coordinación (ej. CIH, ELC, CJT, GIFIMM, entre otros). Establecer y mantener relaciones estrechas con las entidades socias tanto gubernamentales como no gubernamentales para el desarrollo de las actividades de los proyectos. Promover el posicionamiento de HAI como una organización con capacidad de respuesta en emergencias en la atención de la salud mental, y apoyo psicosocial, la prevención y respuesta de la VBG y el fortalecimiento de mecanismos de protección. Establecer comunicación con instituciones u organizaciones identificadas como potenciales copartes de HAI para la implementación de los proyectos. Organizar actividades concertadas con los diferentes equipos del proyecto y con actores clave del Gobierno regional y local a cargo del proceso de atención para las poblaciones focalizadas por los proyectos. Apoyar la preparación para visitas realizadas por los donantes, la Gerencia del Proyecto y demás representantes del equipo directivo de la Organización. Otros Demás funciones o tareas que el equipo de Dirección considere necesarias y que correspondan al cargo desempeñado y a las capacidades del empleado/a. Apoyar las demás actividades para la implementación del proyecto en los diferentes territorios y componentes que considere la supervisión. Participar en reuniones de coordinación semanal y/o en reuniones solicitadas por la supervisión. Cumplir integralmente con los procedimientos, regulaciones, estándares de conducta y planes de seguridad de HAI. Priorizar su participación en el Comité de Crisis cuando la situación de seguridad así lo exija, siempre y cuando el incidente de seguridad afecte directamente a algún miembro de su equipo y/o participante en la respectiva regional. Participar en las jornadas de cuidado emocional, talleres, capacitaciones y demás reuniones programadas por HAI o los donantes de los proyectos. Cuando sea necesario, realizar viajes y/o misiones a otros municipios para la realización de actividades en el marco del proyecto y/o la participación en espacios de formación. No implica cambio de residencia y los gastos de viaje serán cubiertos de acuerdo con las políticas operativas de HAI. El puesto implica viajes nacionales regulares. Las principales actividades se llevarán a cabo en los municipios de Mocoa, Valle del Guamuez y Puerto Asis.

Nivel de formación mínimo requerido

Profesional

Título

Estudios universitarios en ciencias sociales o afines

Formación académica deseada

Preferiblemente especialización o maestría en temas gerenciales o sociales

Mínimo de años de experiencia

años

Enfoque de experiencia

Imprescindibles:

Mínimo años de experiencia relevante en una posición similar, incluyendo supervisión de actividades de salud mental, apoyo psicosocial y/o acceso a la justicia. Experiencia y conocimiento sobre género y VBG. Experiencia de trabajo en el ámbito de los derechos humanos y particularmente con población vulnerable de Colombia. Experiencia en la coordinación de equipos, particularmente en entornos interculturales. Experiencia en la implementación de acciones en SMAPS, género, protección, seguridad, medios de vida, albergue y acceso a justicia, así como el conocimiento en monitoreo y evaluación de proyectos.

Se valorará positivamente:

Conocimiento y experiencia con población desplazada, refugiada y con necesidades de protección internacional. Amplia visión del contexto humanitario, conocimiento y experiencia en temas de interseccionalidad e interculturalidad. Experiencia en proyectos de cooperación internacional, particularmente con población vulnerable. Experiencia en formación y capacitación de comunidades e instituciones públicas. Dominio del idioma inglés.

Competencias/habilidades

Capacidad para adaptarse rápidamente a entornos variables y encontrar soluciones innovadoras y creativas en situaciones desafiantes. Habilidad para ejecutar tareas de forma eficiente y responsable, mostrando agilidad y organización en el manejo de responsabilidades, tomando iniciativas de manera proactiva y con un enfoque orientado a resultados. Habilidad para colaborar efectivamente en equipos multidisciplinarios, manteniendo puntualidad y mostrando un enfoque ordenado en la realización de tareas asignadas. Con aptitudes para manejar información confidencial y delicada. Excelentes habilidades interpersonales, con capacidad para una comunicación asertiva, creación de redes y resolución efectiva de conflictos, así como habilidades para gestionar y aprender de los errores. Demostrar empatía hacia los demás y habilidad para manejar con asertividad situaciones conflictivas, mostrando sensibilidad y comprensión en la resolución de conflictos. Demostrar sensibilidad y respeto por las diferencias relacionadas con los géneros, especialmente aquellas que propician situaciones de discriminación, exclusión o barreras para el ejercicio de derechos. Mostrar respeto genuino hacia la diversidad cultural y la interculturalidad, demostrando sensibilidad y apertura hacia diferentes perspectivas y prácticas. Demostrar una clara afinidad y compromiso con los principios y objetivos de HAI, mostrando una sólida dedicación y alineación con su misión y valores.

Heartland Alliance toma todas las decisiones de contratación y empleo, y opera todos los programas, servicios y funciones sin importar la raza, credo, color, edad, género, identidad de género, estado civil o parental, religión, ascendencia, origen nacional, amnistía, discapacidad física o mental, orientación sexual, estatus de inmigrante o infección por VIH

Tenga cuidado de evitar comunicaciones fraudulentas que pretendan ser en nombre de Heartland Alliance International.
Heartland Alliance International no solicita dinero o pagos por postulaciones, certificados, uniformes u otros trámites.
La Organización le recuerda que maneja todos sus procesos de selección de sus áreas de influencia a través de la plataforma Bamboo, LinkedIn, Indeed, de manera gratuita.

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