Asistente Administrativo II

Acerca de la posición

La unidad de Gestión de subvenciones se encuentra en la búsqueda de un Asistente que tendrá como objetivo principal apoyar los procesos administrativos de las subvenciones y subcontrataciones institucionales de investigación, brindando soporte a los procesos y herramientas para su gestión administrativa. La posición tendrá su sede de trabajo en el centro de operaciones de las Américas, situado en el Campus de Palmira, Colombia.

Responsabilidades

Administración de Subvenciones
• Apoyar en la revisión del cumplimiento de los contratos de los financiadores y facilitar el proceso de autorización y firma de contratos.
• Revisar y respaldar la preparación y presentación de documentos relacionados con las subvenciones, como informes a los donantes y extensiones sin costo.
• Contribuir a las iniciativas del equipo de las Américas para mejorar la gestión y supervisión general de las subvenciones.
• Asistir al equipo de las Américas en la gestión de la información, incluyendo el archivo y la actualización de bases de datos y bibliotecas con documentación generada por proyectos del portafolio de las Américas, como acuerdos de subvención, informes, facturas, modificaciones y liquidaciones.
• Colaborar en el desarrollo e implementación de herramientas y procesos mejorados para la administración de subvenciones.
• Brindar apoyo al equipo de las Américas en la generación de facturas.

Administración de Subcontratos
• Participar en la recopilación y compilación de documentación de socios para el proceso de debida diligencia, tanto para nuevos socios como para comprobaciones periódicas de socios existentes.
• Asistir al equipo en la evaluación del desempeño de socios, procesos de cierre y verificaciones en sistemas de gestión de riesgos, asegurando una gestión adecuada de los datos en sistemas institucionales y archivos internos.
• Preparar los borradores de subcontratos "derivadores" y "otrosí" para cumplir con los requisitos del Ministerio y/o financiador principal.
• Facilitar la comprensión de los requisitos de entrega de entregables, informes y otros requisitos contractuales por parte de los socios.
• Registrar los documentos de subcontratos y "otrosí" en el sistema institucional y comunicarse oportunamente con las partes interesadas internas sobre los requisitos de cumplimiento.
• Asistir al equipo en la generación de requisiciones y formularios para el pago a los socios.

Gestión de la información, comunicación y capacitación
• Ayudar con la elaboración de comunicaciones escritas como: cartas de presentación, presentación de informes, gestión de documentos escritos, entre otros.
• Dar soporte en responder y proporcionar actualizaciones periódicas sobre los acontecimientos importantes que se produzcan en relación con el proyecto financiado.
• Apoyar la gestión y mejora de los sistemas de gestión de la información (bases de datos, espacio Intranet, sistemas de archivo, etc.).
• Apoyar el desarrollo de procesos y herramientas mejoradas para la administración de subcontratos.
• Contribuir a las actualizaciones mensuales de la base de datos de subvenciones del CGIAR.
• Apoyar en proporcionar los listados mensuales de la Unidad para reportar informes pendientes y próximos a presentar, y al mismo tiempo hacer seguimiento de los requisitos de cierre de proyectos y colaborar en las comprobaciones de las condiciones de cierre de subvenciones y subcontratos en el sistema institucional (actualizaciones y comprobaciones).

RequirementsEducación y Requerimientos

• Tecnólogo administrativo con formación en ofimática o cursos relacionados a la vacante.
• Experiencia laboral previa relacionada a la vacante, preferiblemente en una organización internacional o sin ánimo de lucro.
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Nivel intermedio de inglés (oral y escrito).

Competencias

• Orientación al cliente y enfoque de servicio.
• Manejo de buenas relaciones interpersonales.
• Comunicación efectiva.
• Trabajo en equipo y colaboración.
• Protocolo y diplomacia para establecer y mantener relaciones laborales con personas de distintas culturas y nacionalidades.
• Atención al detalle.
• Proactividad e iniciativa, con capacidad de trabajo independiente.

BenefitsTérminos de vinculación

Esta convocatoria es de alcance nacional, en un nivel BG05 una escala de 14 niveles siendo el nivel 14 el más alto.
Esta es una búsqueda nacional colombiana y se administrará a través de un contrato a término fijo de un (1) año, sujeto a un período de prueba de acuerdo con la legislación local y es renovable según el desempeño y la disponibilidad de recursos. La Alianza Bioversity International - CIAT ofrece un ambiente multicultural y de investigación académica, con salarios competitivos y excelentes beneficios. Somos una institución que cree que la diversidad contribuye a la excelencia, que propende por la igualdad de oportunidades de empleo y, en consecuencia, no discrimina por raza, color, religión, genero, identidad, orientación sexual, nacionalidad, etnia, edad, estado civil u otra característica personal de sus empleados o candidatos a ocupar una posición.

Aplicaciones

Las aplicaciones deben enviarse a la oficina de Recursos Humanos vía e-mail a la dirección electrónica:  adjuntando su hoja de vida y carta de presentación donde expongan su idoneidad para el puesto mencionado las cualificaciones, competencias y aptitudes. El asunto del correo debe indicar claramente: “Aplicación: Asistente administrativo II – GMU”. Fecha de cierre de la convocatoria: abril 12, 2024

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