Auxiliar Administrativa y Compras
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📌 Oferta Laboral: Auxiliar Administrativa y Compras
🎯 Misión del cargo
Ejecutar los procesos administrativos de la organización, brindando apoyo a las diferentes gerencias mediante la elaboración de documentación, atención de visitantes, seguimiento a labores de limpieza, mantenimiento locativo, mensajería y apoyo a procesos de Gestión Humana, contribuyendo al buen funcionamiento y mejora continua de la organización.
🎓 Requisitos
- Formación: Tecnólogo/a en Gestión Humana, Administración o carreras afines.
- Experiencia: Entre 1 y 3 años en cargos administrativos similares.
🌟 Habilidades y competencias
- Servicio al cliente.
- Comunicación asertiva.
- Trabajo en equipo.
- Capacidad de ejecución y organización del trabajo.
- Búsqueda y manejo de información.
- Discreción y confidencialidad.
- Manejo de herramientas ofimáticas.
🛠️ Funciones principales
- Elaborar y realizar seguimiento al cronograma de limpieza, mensajería y atención de reuniones, en coordinación con el personal asignado.
- Gestionar el desempeño del personal a cargo bajo el ciclo PHVA (selección, inducción, capacitación, evaluación de desempeño y procesos disciplinarios).
- Atender visitantes y llamadas telefónicas, aplicando el protocolo de visitantes y garantizando la seguridad de la organización.
- Coordinar y supervisar el personal de Servicios Generales y Mensajería, asegurando el cumplimiento de sus funciones y la normatividad vigente.
- Redactar cartas, preparar documentación y realizar contactos telefónicos solicitados por las diferentes gerencias.
- Gestionar la reserva de salas de reuniones.
- Administrar la caja menor del área administrativa, realizar cierres y solicitudes de reembolso.
- Coordinar viajes laborales (tiquetes, hoteles y viáticos).
- Apoyar la logística de juntas directivas y reuniones gerenciales.
- Recepcionar y enviar correspondencia, garantizando el cumplimiento de los parámetros establecidos (consecutivos, fechas, registros, entre otros).
- Mantener el archivo físico y/o digital a su cargo en correcta disposición.
- Administrar el beneficio de parqueadero de la organización.
- Apoyar al área en actividades propias de Gestión Humana (suministro de personal, administración contractual, desarrollo y bienestar laboral, gestión social).
- Inventariar y solicitar insumos de papelería, aseo y cafetería al área de compras.
- Verificar el cumplimiento de cronogramas del personal a cargo.
- Programar y hacer seguimiento al mantenimiento locativo de la oficina principal.
- Formular acciones correctivas, preventivas y de mejora, alineadas con la mejora continua del proceso y el SGI.
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