Asistente en Propiedad Horizontal

Estamos en la búsqueda de un Asistente Administrativo de Propiedad Horizontal con un fuerte enfoque en servicio al cliente, desde nuestra oficina principal en Sabaneta. Este rol requiere una persona organizada, empática y proactiva, que tenga habilidades para atender llamadas, mensajes, correos y solicitudes de residentes y del Consejo de Administración, manteniendo una comunicación clara, oportuna y respetuosa.

Propósito del cargo

Garantizar la operación administrativa diaria de las copropiedades, brindando un servicio al cliente cercano y resolutivo, coordinando proveedores y apoyando la solución ágil de incidentes y conflictos de convivencia.

Responsabilidades

• Servicio al cliente: atención de PQR por WhatsApp, correo y teléfono, trazabilidad y cierre oportuno de casos.
• Coordinación con proveedores: solicitud de cotizaciones, comparativos, programación de servicios, verificaciones de cumplimiento y cierre con soportes.
• Mesa de ayuda / incidentes: registro, priorización y seguimiento de novedades (daños, aseo, seguridad, zonas comunes) hasta su solución.
• Convivencia: apoyo en la gestión de conflictos de convivencia (ruidos, mascotas, parqueaderos), citaciones, actas y comunicaciones respetuosas.
• Comunicación y redacción: elaboración de circulares, comunicados, minutas y respuestas formales con excelente ortografía y claridad.
• Apoyo administrativo: control de correspondencia, archivo digital, actualización de bases de datos de residentes/propietarios y de proveedores.
• Eventos y reservas: gestión de reservas de zonas comunes, inventarios y reglamento de uso.
• Apoyo a cartera/facturación: envío de estados de cuenta, recordatorios de pago y recepción de soportes (no contabiliza).
• Reportes operativos: indicadores de PQR, cumplimiento de proveedores y estado de incidentes para Administración/Consejo, preparación de informes de gestión.

Requisitos

• Formación: Técnico/tecnólogo en administración, secretariado, gestión empresarial o afines.
• Experiencia: 1–2 años en roles administrativos o de servicio al cliente, deseable experiencia en propiedad horizontal.
• Habilidades clave:

Comunicación clara, oportuna y respetuosa (oral y escrita).

Excelente redacción y ortografía.

Gestión de conflictos con escucha activa y enfoque en acuerdos.

Organización, seguimiento y manejo de múltiples frentes.

• Herramientas: Office (Excel, Word), WhatsApp Business, correo, deseable conocimiento de software para PH o mesa de ayuda, Canva.
• Conocimientos valorados: reglamentos de propiedad horizontal, manual de convivencia, rutas básicas de seguridad y mantenimiento.

Competencias

Orientación al servicio
• Empatía
• Resolución de problemas
• Negociación básica
• Trabajo en equipo
• Orden y atención al detalle
• Confidencialidad.

KPI del rol

• Tasa de cierre de PQR dentro de los SLA definidos.
• Satisfacción del residente (NPS/encuesta) en comunicaciones y soluciones.
• Cumplimiento de proveedores (a tiempo, con soporte y calidad).
• Oportunidad y calidad de comunicados/actas (sin retrabajos).

Beneficios

• Formación en normativa de PH y herramientas internas.
• Ambiente colaborativo orientado a servicio.
• Posibilidad de crecimiento hacia Coordinación Administrativa.

Tipo de puesto: Tiempo completo

Experiencia:

• servicio al cliente: 1 año (Deseable)
• Propiedad Horizontal: 1 año (Deseable)
• manejo de proveedores: 1 año (Deseable)