Asistente Documental y de Insumos

Aeroviajes Pacífico requiere asistente documental y de insumos. Perfil: Técnicos o tecnólogos en áreas de archivo y/o gestión documental y carreras afines. Conocimiento y manejo de la norma de administración documental. Con mínimo 1 año de experiencia. Objetivo del cargo: – Digitalizar toda la documentación que se encuentra tanto en el archivo de gestión como en el archivo central para que posteriormente sea transferido al archivo histórico. – Archivar cronológicamente toda la documentación que ingresa para custodia de Gestión documental y de acuerdo con la información consignada en el inventario del archivo. – Llevar registro en la planilla de las solicitudes de consulta y préstamo de los expedientes. – Ingresar en el sistema los cambios y anexos que se producen, ya sea eliminación, trasferencias al archivo histórico o digitalización. – Digitalizar todas las facturas que son entregadas a archivo para su posterior inclusión en la carpeta del NAS de facturas para el cobro por parte de cartera. – Finalizando año, pasar por cada área previa información vía correo electrónico para recoger con lista de relación la documentación que pasa a archivo de gestión o central según sea el caso. – Entregar al finalizar la jornada del día viernes o sábado (según sea el caso) el reporte de lo gestionado durante la semana ala dirección de oficina. – De acuerdo con las series documentales, solicitar y custodiar el archivo de las diferentes áreas de la empresa, según los tiempos y procedimientos establecidos en dichas series. Para la eliminación de los archivos y transferencias debe ser previa autorización de la dirección de HSEQ. – Garantizar la conservación, actualización. – Tener actualizado de manera semanal las historias laborales que van ingresando/ retirando de la empresa. – Garantizar dentro de cada historia laboral la información que se va adicionando por medio físico o magnético. – Solicitar autorización a Gestión Humana cuando se solicite revisión de alguna historia laboral por parte de cualquier colaborador de la empresa. – Llevar control y seguimiento de las historias laborales activas e inactivas para su actualización en el sistema y físicamente (planilla hojas de vida). – Manejar la confidencialidad de la información que se archiva en cada historia laboral. – Realizar transferencias documentales de acuerdo a las tablas de retención y de las políticas establecidas por la empresa. – Recepción documentos que se recibe de cada proceso con su formato de relación y archivarlos en la respectiva caja. – Organizar las carpetas según lo establecido y enumerarlas con el respectivo serial, archivar las carpetas según lo establecido por la agencia. – Administrar y controlar el inventario de insumos y herramientas de la empresa. – Entregar los insumos con el control de entrega de insumos para revisión posterior del inventario. – Solicitar cotizaciones y órdenes de compra con proveedores de papelería y de insumos. – Controlar los insumos de la agencia, garantizando siempre el stock mínimo de cada elemento que se utilice para la gestión de cada proceso. – Actualizar el inventario de insumos de manera mensual de modo que se conozca que se tiene en el archivo para gestión y posterior pedido. – Revisión de necesidades de suministros e infraestructura de la agencia. – Llevar el control de novedades presentadas en la infraestructura de la empresa. – Manejar los contratistas que se necesiten para mantener las instalaciones y demás oficinas de la agencia en óptimas condiciones previa autorización de la dirección de HSEQ. – Manejar paralelamente con Infraestructura tecnológica el cronograma de mantenimientos y de proveedores para su respectiva gestión y administración de la información. SALARIO: Se define de acuerdo al perfil del candidato seleccionado. Fecha de ingreso: inmediata. Ciudad: Bogotá.