Coordinador de Oficina Junior y Auxiliar de

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Licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad, o un campo relacionado.
- 1-2 años de experiência en roles de gestión de oficina y contabilidad.
- Dominio del programa de contabilidad Siigo
- Fuertes habilidades organizativas y capacidad para realizar múltiples tareas.
- Conocimiento de las regulaciones laborales y fiscales colombianas y (*australianas).
- Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales.
- Proactivo y capaz de trabajar de forma
- Bilingüe - Inglés / Español (minimo nível B1)

**Áreas Clave y Responsabilidades**:
**Apoyo a la Gestión Financiera**:

- Ingresar facturas, gastos en los sistemas contables de la empresa (SIIGO y XERO) para gestionar los procesos contables para Colombia y Australia.
- Reconciliar Siigo y Xero con los estados de cuenta bancarios.
- Revisar y actualizar el archivo diario de saldos y cartera.
- Gestionar tareas contables por pagar y por cobrar.
- Emisión de notas de crédito en Siigo.
- Recibos de efectivo en Siigo.
- Supervisar el flujo de efectivo, gastos, pagos.
- Operaciones de cambio de moneda.
- Supervisar y conciliar el presupuesto de gastos de la empresa.
- Planificación y organización del plan de pagos mensual (lista de verificación).
- Planificación y organización del plan de facturación mensual
- Actualización mensual del flujo de efectivo.
- Preparación de obligaciones fiscales mensuales, trimestrales y anuales.
- Informe mensual para Australia y Colombia.

**Eficiencia Administrativa**:

- Optimizar y mejorar los procesos administrativos para aumentar la eficiencia general.
- Implementar y mantener sistemas efectivos de archivo y registro.
- Desarrollar e implementar estrategias para optimizar los flujos de trabajo departamentales.
- Identificar continuamente áreas de mejora e implementar cambios.

**Gestión Eficiente de la Oficina**:

- Supervisar las operaciones diarias de la oficina, asegurando un espacio de trabajo limpio, organizado y bien mantenido.
- Apertura y cierre de la oficina.
- Gestión del personal de limpieza y tareas de adquisición.
- Recibir a visitantes y miembros del personal en la oficina.
- Gestionar la logística del espacio de trabajo en un entorno laboral híbrido, garantizando la disponibilidad de herramientas y suministros necesarios.
- Otras actividades solicitadas por el supervisor inmediato, como solicitar cotizaciones, hacer recados fuera de la oficina y comprar suministros de oficina.

**Comunicación y Coordinación**:

- Facilitar una comunicación efectiva dentro de la oficina.
- Coordinar con diversos departamentos para asegurar un entorno de trabajo cohesionado y colaborativo.

**Gestión de Recursos**:

- Administrar los recursos de la oficina, como suministros, equipos y muebles.
- Monitorear y controlar los gastos de oficina dentro del presupuesto y restricciones

**Tecnología y Equipamiento**:

- Garantizar que el equipo de oficina, incluyendo computadoras y herramientas de comunicación, funcione correctamente.
- Supervisar las necesidades y actualizaciones tecnológicas, colaborando con proveedores de IT cuando sea necesario.

**Salud y Seguridad**:

- Coordinar el plan de seguridad en el lugar de trabajo e implementación con proveedores de servicios profesionales y hacer cumplir las políticas de salud y seguridad en el trabajo.
- Abordar y resolver de manera oportuna cualquier preocupación o problema de seguridad

**Recursos Humanos**:

- Colaborar en el proceso de reclutamiento e incorporación.
- Facilitar procesos de recursos humanos, incluyendo afiliaciones y liquidaciones, exámenes y renovaciones de contratos.
- Administrar la nómina, asegurando pagos oportunos y precisos.
- Supervisar seguridad social, distribución de uniformes y beneficios para empleados.
- Gestionar el calendario de permisos del personal.

**Coordinación de Eventos**:

- Colaborar con el equipo de Experiência TIF en la planificación y coordinación de eventos de oficina, reuniones y conferencias.
- Organizar viajes y alojamientos para el personal cuando sea necesario.

**Resolución de Problemas**:

- Abordar y resolver problemas operativos cotidianos (por ejemplo, WiFi, electricidad, mantenimiento de la oficina).
- Anticipar posibles desafíos e implementar medidas preventivas.

**Apoyo en Cumplimiento y Asuntos Legales**:

- Colaborar con el apoyo legal para garantizar el cumplimiento de requisitos legales y regulatorios, incluyendo Cámaras de Comercio y registros, SGSST y aseguramiento de calidad.
- Gestionar contratos, renovaciones y documentación legal.

**PARA APLICAR ENVIAR SU HV Y CONTESTAR ESTAS PREGUNTAS**:
1. ¿Cuántos años de experiência en contabilidad?
2. ¿Experiência en seguridad social? ¿Cuánto tiempo?
3. ¿Experiência en impuestos? ¿Cuáles? ¿Cuánto tiempo?
4. ¿Manejo de SIIGO?
5. ¿Nível de inglés?
6. ¿Expectativa salarial?

Tipo de puesto: Tiempo completo

Salario: $1.800.000 - $3.000.000 al mes

Puede trasladarse/mudarse:

- Envigado, Antioquia: