Asistente Administrativo Operativo

hace 1 semana

Bogotá, Colombia AZ Janitorial Services A tiempo completo

**Position Title**: Asistente Administrativo Operativo

**Company**: AZ Janitorial Services LLC

**Reports To**: Supervisor/Steven

**Location**: [Insertar ubicación]

**Job Purpose**:
El Asistente Administrativo Operativo será responsable de realizar tareas de apoyo administrativo, asegurando la precisión en los procesos de nómina, organización de documentación, seguimiento de reportes y actualización de proyectos. Además, apoyará en la documentación necesaria para el cierre y facturación de proyectos.

**Responsibilities and Duties**:
**1.** **Gestión de Horas y Nómina**:

- Corregir las horas en QuickBooks Time (QBT).
- Actualizar y organizar horas de UPS y Elation System.

**2. Documentación y Organización**:

- Guardar reporte de horas y reporte de nómina en Zoho.
- Organizar documentación personal de los empleados.
- Guardar Sign-offs y Dailys semanales.
- Solicitar y organizar sign-offs adicionales cuando falten.

**3. Gestión de Reportes Financieros y Proyectos**:

- Elaborar y actualizar P&L (Profit and Loss) de nuevos y existentes proyectos.
- Actualizar, activar y organizar Pre-LIEN de proyectos.
- Activar Lien cuando sea necesario.
- Guardar facturas en Expensify.
- Revisar facturas de subcontratistas en el portal de Zoho.

**4. Apoyo en Proyectos**:

- Crear carpetas de nuevos proyectos.
- Presentar cada mañana en la reunión los tiempos de limpieza del día anterior con cantidad de unidades finalizadas de todos los equipos (este archivo debe estar en Excel y se realiza uno por mes).
- Realizar documentos de cierre de proyectos.

**5. Gestión del Personal**:

- Ingresar nuevo personal en QuickBooks Time y desactivar cuentas cuando dejen la compañía.
- Mantener actualizados W-9, COI, y W-4 del personal.

**6. Pagos y Lien**:

- Realizar pagos de QuickTrip.
- Pagar Accurate Lien cada mes.

**Qualifications**:

- Experiência en tareas administrativas y contabilidad.
- Dominio de herramientas y plataformas como **QuickBooks Time**, Zoho, Expensify, Quickbooks Desktop y Microsoft Office (Excel, Word).
- Habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para trabajar de manera autónoma y cumplir plazos establecidos.
- Buena comunicación y manejo de tareas múltiples.
- Debe de hablar ingles fluido.

Tipo de puesto: Tiempo completo

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