Asistente de Finanzas y Acceso

¿Tienes experiência y pasión por el servicio al clientes? ¿Te gustaría aplicar tu experiência para impactar en una empresa que sigue la ciencia y convierte las ideas en medicamentos que cambian la vida? Entonces AstraZeneca podría ser la empresa indicada para ti_

En el Clúster Andino tenemos una gran oportunidad dentro del área de Finanzas y Acceso en la ciudad de Bogotá, Colombia en el rol de Asistente Administrativa - Finanzas & Acceso. Este rol es responsable de brindar apoyo y soporte al área financiera y de Acceso en el Clúster, en cuanto a logística de viajes, manejo de agencias, concertación de citas, intermediar para consecución de firmas de documentos de representantes legal para todas la compañía, coordinar transporte y alojamiento de visitantes, soporte en legalizaciones de CONCUR brindar asistencia para el manejo de los productos con los Bancos, diligenciamiento de solicitudes de crédito a proveedores, emitir órdenes de compra, elaborar certificaciones de proveedores, gestionar y conciliar compras de vehículos, activos fijos e insumos para la oficina, manejo de archivo confidencial, del archivo inactivo de la compañía; para las área de Acceso, PSP y Finanzas apoyar los seguimientos a la ejecución de presupuestos (G&A), apoyar al equipo en el montaje de eventos como Advisory Boards, y reuniones con médicos y entidades de salud, entre otros, asegurando el debido proceso siempre.

**Requisitos para el rol**
- Técnico/ Tecnólogo o profesional en carreras administrativas y afines.
- De 1 a 2 años de experiência en roles de servicio al cliente o en áreas de soporte
- Conocimiento avanzado en herramientas office
- Manejo de agenda y creación de eventos
- Alta atención al detalle
- Inglés intermedio (deseable)
- Conocimiento en SAP (deseable)

**Responsabilidades Principales**

Compra de vehículos:

- Gestionar compras de Company cars como activos fijos mediante orden de compra, gestionar la matrícula y solicitar la póliza contra todo riesgo del vehículo. Apoyar para el trámite de blindaje si es el caso y considerar cualquier situación que se presente con estos vehículos (impuestos, seguros, mantenimiento, etc.)

Ordenes de compra
- Elaborar órdenes de compra de proveedores para finanzas, acceso, logística, mensajería local y courrier, hacer la migo

Actividades de finanzas - Bancos:

- Solicitud de nuevas tarjetas de crédito para los nuevos funcionarios de AstraZeneca obteniendo firmas del formato diligenciado previamente por Genpact y radicarlo en el banco, una vez recibidas la tarjetas hacer la entrega de las mismas cancelando las que pertenecen a funcionarios que ya no trabajan para la compañía.

Otras actividades para el área financiera:

- Elaborar certificaciones a los proveedores que las soliciten.
- Elaborar legalización de gastos de viajes y de combustible de la Andean cluster CFO.
- Manejar archivo de la Dirección Financiera, como correspondencia con el banco
- Manejo de archivo confidencial como escrituras de constitución de la compañía y libros de actas de asambleas y de accionistas.
- Solicitar certificados de cámara de comercio

Actividades para el área de Acceso
- Apoyar la realización de los Veeva y demás actividades necesarias para el correcto funcionamiento y elaboración de eventos como Advisory Boards y reuniones con médicos o EPSs una vez recibida la instrucción por correo con la información de fecha, hora, lugar, duración, nombre del speaker, asegurándose que el check list esté debidamente completado.
- Solicitar la creación de contratos marco y tramites internos necesarios.
- Elaborar órdenes de compra de Speakers, y participantes en los eventos organizados por acceso y PSP
- Crear el 3PRM para proveedores nuevos y asegurar todo el proceso para creación de los mismos.
- Solicitud de creación de nuevos proveedores en las plataformas disponibles.
- Vigilar mes a mes la ejecución presupuestal de Acceso y PSP en el clúster y apoyar a los gerentes y a la Dirección en esta labor.

Otras actividades importantes
- Diligenciar formatos de actualización de proveedores
- Suministrar documentos requeridos por el área comercial y de asuntos regulatorios como certificaciones de proveedores, cámara de comercio, Rut actualizados etc.
- Te invitamos a postularte a AstraZeneca una empresa enfocada en ser un Gran Lugar para Trabajar. Donde tienes el poder de retar los límites de la ciencia y dar rienda suelta a tu espíritu emprendedor. No hay mejor lugar para marcar la diferencia en la medicina, los pacientes y la sociedad. Una cultura inclusiva que defiende la diversidad y la colaboración; siempre comprometida con el aprendizaje, el crecimiento y el desarrollo a lo largo de toda la vida. Estamos en un viaje emocionante para ser pioneros en el futuro de la atención médica._