Asistente de Proyecto Libres

Expertise France is the public agency for designing and implementing international technical cooperation projects. The agency operates around four key priorities:

- democratic, economic, and financial governance ;
- peace, stability, and security ;
- climate, agriculture, and sustainable development ;
- health and human development ;
In these areas, Expertise France conducts capacity-building initiatives and manages project implementation, leveraging technical expertise and acting as a project coordinator. This involves combining public sector expertise with private sector skills to drive impactful results.

Se busca contratar asistente de proyectos para asistencia administrativa, financiera y logística para el acompañamiento a las acciones del proyecto ejecutadas por Expertise France. Bajo la supervisión de la Coordinadora de programa, apoyará al equipo en la preparación, implementación y monitoreo de la gestión logística, administrativa/contractual y financiera de las acciones implementadas por Expertise France.

El/la asisntente de proyectos trabajará en estrecha colaboración con las expertas de género de los departamentos del Cauca y Valle del Cauca, y la Unidad de Apoyo a los Programas (“UAP”).

Se encargará de las siguientes actividades (no exhaustivas):
**1)** **Apoyo a la gestión administrativa y contractual**:

- Apoya a la dirección y coordinación de programa en el manejo de los procesos contractuales, preparando los documentos relacionados con las convocatorias y la selección de proveedores y firma de los contratos.
- Apoya la generación de los contratos y documentos asociados a través de la preparación de los documentos administrativos y contractuales, (por ejemplo: justificativos, adendas, órdenes de compra )
- Realiza el seguimiento contractual y financiero de cada contrato, actualizando los tableros de seguimiento de contratos existentes, y compartiendo la información con el equipo, generando alertas de ser necesario.
- Apoya el seguimiento contractual y administrativo de los (a) expertos (a).

**2)** **Apoyo a la gestión financiera**:

- Apoya a la dirección y Coordinación del programa durante el proceso de pago de los proveedores, haciendo el relacionamiento con esos para el ajuste de las facturas, en caso de ser necesario.
- Prepara todos los documentos que vienen en soporte a los pagos de facturas o pagos anticipados a proveedores o experto/a(s) para envío a la UAP.
- Asegura el seguimiento de estos pagos (por ejemplo, a través de ficheros de seguimiento), informa a los proveedores y genera alertas cuando fuese necesario (por ejemplo, para recordar fecha debida de pago).
- Apoyo en el seguimiento general financiero.

**3)** **Apoyo a la gestión logística**:

- Apoya la organización de eventos y reuniones, en particular sobre los aspectos logísticos (hotel, transporte, salas de reunión, etc.)
- Recolección, verificación de cumplimiento y archivo de documentos de respaldo y comprobantes (listas de asistencia, gestión documental, etc.)
- Apoya el cumplimiento de los procedimientos y control del correcto archivo de los documentos por parte de los viajeros.
- Actualizar los tableros de seguimiento de los viajes y misiones con base en la información proporcionada por el equipo.
- Actualización calendario de actividades compartidas con los socios que hacen parte del proyecto.

**4)** **Apoyo administrativo interno al equipo**:

- Gestión de tareas administrativas y de secretariado (redacción de minutas de reuniones, envío de documentos, reserva de sala de reunión etc.)
- Seguimiento y control del adecuado archivo de los documentos administrativos, financieros y logísticos bajo responsabilidad de los encargados de proyectos y equipo técnico.
- Seguimiento del flujo de información con la sede en París (seguimiento de pagos, procesos contractuales como aprobaciones, firmas, etc.; auditoría, soporte informático, legal).
- Apoyo a la preparación de documentos para auditorías y cierres financieros de las acciones sobre la parte contractual y financiera de las acciones.
- Seguimiento de la debida actualización por el equipo de los tableros de seguimiento de presencia en las oficinas y de ausencias.

Esta descripción del trabajo no es exhaustiva, en general, el/la consultor es el garante del logro de los objetivos y las líneas manifestadas anteriormente con base en los lineamientos técnicos y operativos establecidos por la Coordinación del programa y de acuerdo con el cumplimiento de los procesos internos, los compromisos con el donante y las decisiones de la dirección.

Por tanto, deberá llevar a cabo cualquier actividad necesaria para la buena ejecución del proyecto de manera proactiva, dinámica y con altos estándares de calidad y disposición para el trabajo en equipo.

Expertise France es la agencia pública francesa para el diseño y ejecución de proyectos de cooperación técnica internacional. La agencia trabaja en cuatro ámbitos prioritarios:

- Gobernanza democrática, económica y financiera;
- Paz,