Analista Administrativo

Descripción de la empresa

SGS es Lider mundial en inspección, verificación, análisis y certificación. Esta considerada como la principal referente mundial en calidad e integridad. Contamos con mas de 94.000 empleados y con una red de mas de 2.600 oficinas y laboratorios por todo el mundo.

Descripción del empleo
- Asistir en el desarrollo de los programas y actividades del área.
- Participar en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
- Montar requerimientos en el sistema y hacer seguimiento de la aprobación de este y la emisión de la orden de compra por diferentes conceptos, tales como: pagos de servicios, alquileres, y otras asignaciones especiales.
- Seguimiento al pago oportuno de servicios públicos, arriendos de las sedes asignadas, para evitar suspensiones de servicios y sobrecostos a la compañía.
- Velar por el buen uso y cuidado de los activos fijos de la compañía, reportando cualquier deterioro o daño en los mismos para su respectivo mantenimiento.
- Programar los mantenimientos preventivos y correctivos para los activos fijos de la compañía.
- Colaborar y apoyar el desarrollo e implementación del Programa de Gestión Integral de Residuos Sólidos en lo relacionado con reciclaje, reutilización, almacenamiento y/o reducción de residuos sólidos.
- Colaborar y apoyar el desarrollo e implementación del programa de 5S por medio del programa de orden y aseo establecido por la compañía.
- Realizar seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
- Llevar registro y control de los recursos financieros asignado al área.
- Recibir y revisar las facturas de proveedores antes de circular a contabilidad, y entregarlas de acuerdo con el tiempo de cierre establecidos por la compañía.
- Redactar y transcribir correspondencia y documentos diversos.
- Brindar apoyo logístico en actividades especiales de los sectores de la compañía.
- Hacer visitas periódicas a las sedes asignadas diligenciando el formato de Check list donde se reportan las novedades y se debe hacer el seguimiento de cada hallazgo.
- Llevar y mantener actualizado archivo del área.
- Atender e informar a las partes interesadas sobre los procesos a su cargo.
- Elaborar solicitud de cotizaciones de los servicios administrativos que se requieran para toma de decisiones junto con su jefe inmediato.
- Mantener informado al jefe inmediato sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.
- Archivar y llevar el control de los documentos del área.
- Solicitar y verificar los soportes demostrativos de los gastos realizados.
- Gestionar procesos de legalización de anticipos a su nombre y de proveedores
- Controlar y administrar los contratos con proveedores y subcontratistas.
- Coordinar las compras, conforme los planes de inversión aprobados.
- Llevar control diario de labores mediante la matriz de gestión de seguimiento del área
- Apoyar los proyectos corporativos y velar por su eficiente implementación
- Solicitar al jefe inmediato aprobación de requerimientos (según corresponda)
- Apoyar en la elaboración de presupuestos de los proyectos.
- Presentar oportunamente los informes que le sean solicitados.
- Manejar el software especializado (cuando se requiera).
- Presentar mensualmente informe de gestión administrativa a la gerencia administrativa
- Velar porque el área de sistemas realice un Back-up de la información a su cargo.
- Proporcionar la información requerida por parte de los proveedores sobre el estado del pago de sus facturas.
- Actualizar tablas de distribución de gastos compartidos para las sedes
- Gestionar de manera oportuna y eficiente los procesos asignados bajo su responsabilidad como: Pólizas, Comunicaciones, Gestión documental, Radicación de facturas, contratos de arriendo, Mensajería y correspondencia, viajes, recolección de escombros, servicios de seguridad y aseo las Pólizas, y gestión de activos.
- Elaborar proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de arrendamientos y pago de alquileres, según corresponda.
- Recibir y tramitar la solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones,
- Asegurar la participación en las auditorias tanto internas como externas.
- Dar respuesta oportuna a todas las solicitudes e inquietudes por partes de los diferentes usuarios, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en los diferentes procedimientos administrativos.
- Reportar a su jefe inmediato cualquier situación que atente contra el código de integridad de SGS.
- Las demás que le asigne su jefe inmediato.

Funciones y Responsabilidades SST
- Velar por el mantenimiento, resultados del sistema y la política SIG
- Reportar dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana y los procedimientos internos, todo accidente de trabajo y ambiental que se presente a usted, a un tercero o al medio ambiente, al igual que peligros y aspectos no previstos, falencias en EPPs, condiciones de s