Asistente Administrativo/a y Contable Cali

**Términos de referencia**

**Organización**

Heartland Alliance International (HAI)

**Puesto**

Asistente administrativo/a y contable

**Lugar de trabajo**

Cali, Valle del Cauca

**Tipo de contrato**

Contrato a término fijo

**Duración**

6 meses

**Número de vacantes**

1

**General**

Heartland Alliance International es una organización no gubernamental internacional proveedora de servicios de salud mental innovadores, participativos y basados en comunidad. Los servicios están orientados a promover los derechos humanos en los grupos poblacionales menos atendidos, a la vez más afectados por el conflicto armado, la violencia o en riesgo de exclusión social.

Heartland Alliance International (HAI) es el brazo global de Heartland Alliance for Human Needs and Human Rights, una familia de organizaciones que ha liderado por más de 125 años procesos contra la pobreza y justicia social, con sede principal en Chicago, Estados Unidos de América.

**Objetivo del Cargo**

El/la asistente Administrativo y Contable apoyará el proceso contable, recopilando, revisando y, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la organización en el software contable nacional e internacional Quick Books. Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos. Sera responsable de ingresar la información en el sistema para generar los debidos soportes de respaldo para completar los diferentes procesos de pago y justificación de gastos de la operación de los proyectos de HAI. Él/ella deberá mantener registros contables actualizados a la fecha, mantener documentos de respaldo de las transacciones contables, información y documentación de soporte del proceso de desembolsos para los compromisos de subvención, obligaciones, acuerdos, contratos y liquidaciones/legalizaciones y demás relacionados, de cara a la consolidación de los cierres mensuales e informes financieros.

Será responsable de conocer el sistema y proceso contable, solicitando a todos los involucrados, como asistentes administrativos los debidos soportes para dar cumplimiento a los procedimientos administrativo y contables, tanto locales como de la sede.

Nota: La contratación de esta posición depende exclusivamente de la recepción de fondos por parte del donante.

**Posición dentro de la organización**

Él/la Asistente Administrativo y Contable reporta directamente a la coordinación de finanzas y administración, Contador/a, gerencia Financiera y Administrativa.

**Responsabilidades a desarrollar**
- Responsable de la contabilización en los programas contables de la organización toda la información contable, orientada y en supervisión por el Contador/a de la organización.
- Responsable de recibir, revisar, y solicitar corrección de todos los soportes financieros, facturas, documentos, equivalentes, legalizaciones de gastos de viaje, procedimientos de negociación, a todo el equipo de la organización.
- Apoya la elaboración de las autorizaciones de compra, solicitudes de pago, o documentos que componen el procedimiento de negociación interno.
- Apoya la alimentación diaria de los archivos magnéticos en las carpetas compartidas, mediante share file.
- Responsable de la creación de una base de datos de proveedores, para los diferentes suministros e insumos que se necesiten en la zona de ejecución.
- Responsable de la recepción y entrega de suministros de escritorio a las diferentes áreas.
- Responsable de conocer la normativa y guías prácticas de los financiadores en cuanto a justificación de gasto y auditorias.
- Apoya la elaboración de inventarios sobre activos fijos de la organización, o inventarios que correspondan a los proyectos.
- Realiza y organiza el archivo físico de cada proyecto, documentación y correspondencia
- Responsable de proveer a servicios generales los suministros básicos para el aseo de la oficina.
- Prestar apoyo a las áreas administrativa y financiera, de contabilidad y gerencias, cuando se requiera.
- Prestar el apoyo necesario en casos que se requiera aún si es fuera del horario de trabajo estipulado.
- Atención telefónica y personal a visitas.
- Realizará diariamente su reporte de movimientos con el responsable de seguridad.
- Respetará, acatará y aplicará las normas de seguridad establecidas por la organización, su no cumplimiento es motivo de terminación de contrato.
- Conocerá, cumplirá y acatará el Reglamento Interno de la organización.
- Será responsable por los archivos del computador a su cargo, garantizando la confiabilidad y la reserva de la información que se maneja en HAI, llevará de una manera organizada, siguiendo los lineamientos establecidos y realizará permanentemente copias de seguridad.
- Responsable del buen uso de los elementos de la oficina asignados previamente para el cumplimiento de sus funciones.
- Todas las demás labores que le demande su jefe inmediato.