Encargado/a de Contratos, Administrativo y

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires:

- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

El/la encargado/a de contratos, administrativo y financiero trabajará bajo la supervisión del jefe de Proyecto, con sede en Bogotá, y estará en contacto con los departamentos financiero y administrativo de la sede de Expertise France en París. Con experiência en gestión contable, administrativa y financiera en proyectos humanitarios o de desarrollo, será responsable de la aplicación y seguimiento de los procedimientos de contratación, gestión administrativa y financiera para el proyecto a nível de la oficina local. Apoyará la dirección de las actividades financieras del proyecto en los países de intervención identificados en la región América Latina y Caribe (ALC). La misión está basada en Bogotá, Colombia, y durará 20 meses.

Entre sus tareas, será responsable, en particular, de gestionar y supervisar la correcta ejecución administrativa y financiera de contratos complejos de licitación múltiple que implica la gestión de un presupuesto de aproximadamente 1 millón de euros.

Las principales tareas del/ de la encargado/a de contratos, administrativo y financiero son las siguientes:

- Gestión contractual, administrativa y financiera de un complejo contrato de licitación múltiple
- Preparar las licitaciones de acuerdo con los procedimientos de contratación de Expertise France, en colaboración con el jefe de proyecto y los servicios jurídicos de la sede;
- Participar en la evaluación y selección de contratistas;
- Preparar y garantizar la gestión diaria del contrato de licitación múltiple;
- Preparar y supervisar los contratos subsiguientes celebrados en el marco del contrato de licitación múltiple;
- Garantizar un seguimiento financiero y contable adecuado de todos los contratos posteriores celebrados en el marco del contrato de licitación múltiple;
- Supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos y financieros aplicados en el marco del contrato de licitación múltiple.
- Gestión financiera y presupuestaria
- Garantizar la disponibilidad de la información contractual y financiera;
- Preparar y supervisar el seguimiento financiero según los formatos establecidos por Expertise France;
- Verificar el seguimiento financiero mensual (asignación de gastos, consumos, previsiones, etc.);
- Preparar informes internos mensuales para el director del proyecto;
- Preparar informes financieros externos (donantes);
- Preparar y acompañar cualquier auditoría o control;
- Preparar los presupuestos mensuales y anuales del proyecto (presupuesto inicial, presupuesto revisado y previsiones presupuestales);
- Proponer y aplicar los controles necesarios para garantizar la fiabilidad de los datos financieros del proyecto.
- Gestión contable
- Preparar los documentos de cierre mensual, semestral y anual del proyecto;
- Verificar los documentos contables antes de enviarlos a la sede;
- Verificar la contabilidad (redacción, códigos contables, códigos analíticos, rotulación, tipos de cambio, etc.) en las herramientas disponibles: ERP y ficheros Excel;
- Supervisar la comprobación de los comprobantes contables del proyecto;
- Realizar el cierre anual de las cuentas con el responsable del proyecto, en relación con la sede de Expertise France (gastos realizados e imputaciones analíticas y contables, donaciones en especie, inmovilización de material, etc.).
- Gestión de tesorería
- Supervisar y elaborar previsiones de tesorería del proyecto en colaboración con los otros proyectos;
- Gestionar el flujo de caja de la oficina y garantizar suministros adecuados, en estrecha colaboración con la responsable administrativa y financiera (RAF) de la UAT en Bogotá;
- Gestión administrativa y seguimiento
- Supervisar y controlar la aplicación de las normas y procedimientos administrativos, financieros y de recursos humanos;
- Proponer y participar en la elaboración o mejora de procedimientos administrativos o financieros;
- Supervisar y gestionar los contratos de prestación de servicios de las empresas contratadas y de los expertos individuales en colaboración con los equipos operativos y garantizar la correcta ejecución de los pagos correspondientes;
- Preparar declaraciones y garantizar el pago de impuestos en caso necesario en relación con el Responsable administrativo y financiero de la UAT en Bogotá (ap