Asistente de Contratos

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires:

- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Como parte del equipo de la Unidad de Apoyos a Proyectos (USP) en Colombia, bajo la supervisión del Responsable de Contratos y Compras y en estrecha relación con los Encargados de Contratos y Compras, apoyará al equipo en la preparación, implementación y monitoreo de los contratos del alcance de la USP así como de la compras para su funcionamiento.

En particular el/la asistente de proyectos es responsable de:

- Apoyar al equipo en los procesos de adjudicación / compra
- Apoyar en el seguimiento y el control de la ejecución de los contratos
- Ayudar al suministro de la oficina
- Participar en actividades transversales de la unidad Contratos y Compras

**ACTIVIDADES PRINCIPALES**

(la siguiente lista no es exhaustiva)

**Apoyar al equipo en los procesos de adjudicación / compra (según los umbrales definidos para la USP Bogotá) en conformidad con la reglamentación aplicable según el reglamento de las licitaciones y subvenciones de Expertise France**
- Recibir y tramitar las solicitudes de compras / contratos
- Ayudar a la preparación el expediente de consulta (DCE, “Dossier de Consultation des Entreprises” para sus siglas en francés)
- Subir los expedientes en la plataforma de desmaterialización de licitaciones y la de subvenciones si necesario
- Participar en la implementación de contratos marco para servicios y suministros de la oficina
- Participar en la evaluación administrativa de las propuestas recibidas de contratos / compras con los solicitantes
- Participar en la negociación de las propuestas de contratos / compras respetando la normativa establecida por Expertise France
- Elaborar cuadros de seguimiento y análisis de compras
- Participar en el archivage de los documentos de consulta

**Apoyo en el seguimiento y control de la ejecución de los contratos**
- Asegurarse de que el formato y la información de las cotizaciones son correctos.
- Participar en la verificación y aceptación de los suministros o entregables
- Iniciar la creación de archivos/cuentas de terceros (fiche/ compte tiers para su traducción en francés), que se presentarán al Departamento Financiero para su verificación y se remitirán a la Sede para su validación
- Controlar las revisiones de precios
- Proponer de aplicar multas/sanciones cuando sea necesario
- Redactar borradores de adendas/ otrosíes si necesario
- Garantizar el cumplimiento de las normas de la Agencia
- Participar en el archivage y apoyar en los procesos de auditorias

**Contribuir al suministro de la oficina**
- Constituir listas de precios y proveedores
- Consolidar las previsiones de compras y garantizar que los expedientes de compras sean completos para toda la oficina.
- Iniciar la selección de proveedores, las negociaciones de precios, los plazos de entrega y los términos y condiciones.
- Manejar las relaciones con los proveedores

**Participar en actividades transversales de la unidad Contratos y Compras**
- Gestión de tareas administrativas y de secretariado (redacción de minutas de reuniones, envío de documentos, reserva de sala de reunión etc.)
- Seguimiento del flujo de información con la sede en Paris (departamentos temáticos, de pagos, auditoria y legal)
- Ayuda con la creación y seguimiento de archivos específicos (investigación documental, compilación de documentos, etc.)

Esta descripción del puesto puede estar sujeta a cambios continuos a medida que evolucionen las actividades de la agencia y surja la necesidad de poder adaptarse a ellas, en particular con la introducción gradual de la USP prevista en varias fases.

Además, el contenido de las actividades no es exhaustivo y se le podrá pedir que realice otras tareas acordes con su área de especialización y dentro de su carga de trabajo.

**Expertise France**es la agencia pública para el diseño y ejecución de proyectos de cooperación técnica internacional. La agencia trabaja en cuatro ámbitos prioritarios:

- gobernanza democrática, económica y financiera;
- paz, estabilidad y seguridad;
- clima, agricultura y desarrollo sostenible;
- salud y desarrollo humano.

En estos campos, Expertise France lleva a cabo misiones de ingeniería e implementación para proyectos de desarrollo de capacidades, movilización de conocimientos técnicos, así como una función de montaje de proyectos que involucra experticia pública y conocimientos privados.

Con un volumen de actividad de 324 millones de euros