Asistente Ejecutiva

**Descripción de Puesto**

**Puesto**:Asistente Ejecutivo** **Clasificación: Contratista**

**Supervisor Inmediato: CEO/Presidentes Fecha revisión: septiembre 2025**

**Descripción General**

El Asistente Ejecutivo es responsable de brindar apoyo administrativo de alto nível a los dueños de la empresa, gestionando tareas operativas y estratégicas que faciliten la organización, comunicación y seguimiento de proyectos clave. Este puesto requiere discreción, organización, proactividad y un manejo eficiente del tiempo para garantizar el cumplimiento de tareas en un ambiente remoto.

**Funciones Medulares**
- Coordinar agendas, reuniones virtuales y llamadas, asegurando la preparación y distribución de materiales necesarios.
- Gestionar correspondencia, correos electrónicos y documentos, priorizando y canalizando la información según su relevancia.
- Preparar reportes, minutas, presentaciones y otros documentos administrativos de carácter confidencial.
- Dar seguimiento a proyectos asignados, asegurando el cumplimiento de fechas y entregables.
- Coordinar procesos administrativos, como pagos, presupuestos y compras autorizadas.
- Organizar y mantener archivos digitales actualizados y seguros.
- Actuar como enlace de comunicación entre los dueños y otros departamentos, clientes, suplidores.
- Monitorear indicadores y preparar resúmenes ejecutivos para apoyo en la toma de decisiones.
- Proponer mejoras a procesos administrativos para optimizar recursos y tiempos.

**1. Competencias técnicas**
- **Gestión administrativa remota**:

- Capacidad para organizar agendas, coordinar reuniones y manejar múltiples proyectos de manera efectiva en un entorno digital.
- **Tecnología y herramientas digitales**:

- Dominio de Microsoft Office, plataformas de videoconferencia (Zoom, Teams, Google Meet) y herramientas de gestión de proyectos como CRM, Zoho, Planner, etc.
- **Gestión documental**:

- Habilidad para crear, revisar y mantener documentos digitales con precisión y orden.

**2. Competencias conductuales**
- **Organización y manejo de prioridades**:

- Capacidad para gestionar tareas de alto volumen y cumplir con plazos ajustados
- **Comunicación efectiva**:

- Claridad y asertividad en la comunicación escrita y verbal, especialmente en entornos virtuales.
- **Autogestión y proactividad**:

- Capacidad de trabajar de manera independiente, anticipar necesidades y proponer soluciones.
- **Confidencialidad y ética**:

- Manejo adecuado de información sensible y compromiso con la integridad.
- **Orientación al detalle**:

- Precisión en la preparación de documentos, reportes y presentaciones.

**3. Competencias estratégicas**
- **Pensamiento crítico**:

- Capacidad de analizar información y proponer recomendaciones que apoyen la toma de decisiones.
- **Adaptabilidad**:

- Flexibilidad para ajustarse a cambios en prioridades y necesidades de los dueños.
- **Gestión de tiempo**:

- Organización efectiva para balancear tareas operativas y estratégicas.

**Requisitos Mínimos del Puesto**

**Educación / Experiência**
- Educación: Bachillerato en Administración de Empresas, Gerencia o áreas relacionadas.
- Experiência: Mínimo de 3 años en puestos administrativos de apoyo ejecutivo.
- Conocimientos técnicos:

- Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook).
- Experiência con herramientas de colaboración remota (Zoom, Teams, Google Workspace, Zoho, etc.)
- Habilidad para gestionar archivos digitales y plataformas de estion de tareas.
- Disponibilidad para trabajar fuera de horario regular, de ser necesario.

**Competencias y habilidades**:

- Organización y manejo de múltiples prioridades.
- Comunicación oral y escrita efectiva en español e inglés
- Proactividad y capacidad para trabajar con mínima supervisión.
- Manejo de información confidencial con ética y discreción.
- Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir con plazos ajustados.

**Demandas Físicas**
- Trabajo realizado principalmente en ambiente de oficina remota.
- Permanencia prolongada sentado(a) frente a una computadora (6 a 8 horas diarias).
- Uso frecuente de teclado, ratón y otros equipos de oficina.
- Posible necesidad de movimientos repetitivos en manos y muñecas.
- Capacidad para participar en videollamadas o reuniones virtuales.
- Ocasional traslado de documentos o equipo liviano (menos de 10 libras).
- Exposición mínima a factores de riesgo físico, ya que el puesto es no operacional.

**Nada en esta descripción del trabajo restringe el derecho de la administración de asignar o reasignar funciones y responsabilidades para este trabajo en cualquier momento.**

**Este documento está sujeto a cambios en cualquier momento.**

Tipo de puesto: Tiempo completo, Por contrato

Idioma:

- Inglés (Deseable)