OFFICE & OPERATIONS MANAGER

Descripción OFFICE & OPERATIONS MANAGER | MANUFACTURA / PACKAGING & I+D Compañía líder del sector busca Gerente de Oficina en Colombia para coordinar la relación con clientes y proyectos I+D (Investigación & Desarrollo), asegurar la operación administrativa y logística de punta a punta y apoyar ferias/eventos, legal/compliance y RR. HH. Rol transversal que conecta ventas, I+D, producción y logística, garantizando trazabilidad (CRM/trackers), tiempos de respuesta y calidad documental. IMPORTANTE: INGLES FLUIDO INDISPENSABLE Requisitos FORMACIÓN ACADÉMICA Profesional en Administración, Ingeniería Industrial o afines. Conocimientos de Excel y Power BI son importantes (tablas dinámicas, fórmulas, filtros; nociones de tableros). Formación/curso en gestión de proyectos o sistemas de información (ERP/CRM/Smartsheet) (deseable). EXPERIENCIA & CONOCIMIENTOS 35 años coordinando operaciones administrativas/comerciales con interface a I+D y producción (manufactura, packaging o consumo). Manejo de CRM/trackers (Sales Workspace, Customer PO Tracker), Smartsheet, Oracle o ERP afín. Familiaridad con comercio/logística: muestras, rastreos, PO, facturación, depósitos, pruebas de llenado (botellas/bolsas). Soporte a ferias y eventos con Marketing (presentaciones, folletos, agenda de clientes). Legal & compliance: coordinación de NDAs con clientes/brokers y documentación soporte. Gestión administrativa y de RR. HH.: compras corporativas, caja menor, archivos, viajes, onboarding. RESPONSABILIDADES CLAVE Proyectos con clientes (I+D): solicitar/gestionar briefs, viabilidad técnica, recomendaciones de formulación, SFP/cotizaciones, seguimiento a aprobaciones y resultados de producción. Operaciones & logística: mantener Customer PO Tracker, emitir reportes semanales, coordinar muestras (números de rastreo), pruebas de llenado, reconexión de cuentas (Parking Lot/Cancelled). Comercial & relacionamiento: comunicación proactiva con clientes sobre estado de I+D, reuniones, retroalimentación y próximos hitos. Ferias/eventos: logística end-to-end, presentaciones con Marketing, coordinación de muestras con ePac, transporte y Producción. Legal/compliance: coordinación de NDAs y documentación operativa. Moldes & codificación: coordinar pedidos de nuevos moldes, asignar códigos en Smartsheet e ingreso a Oracle. Administrativo & RR. HH.: compras, presupuesto y gastos, caja chica, facturas/pagos, mantenimiento/seguridad, viajes, correspondencia; apoyo a reclutamiento y onboarding. FUNCIONES PRINCIPALES Completar y cargar briefs a Sales Workspace; solicitar COAs y confirmaciones CSC cuando aplique. Enviar cotizaciones preliminares/SFP, dar seguimiento y consolidar feedback de cliente. Generar reportes automáticos (semanales) del Customer PO Tracker. Enviar solicitudes de facturación (depósitos, misceláneos) y coordinar facturas. Coordinar muestras y proyectos con I+D; rastrear estatus y compartir números de tracking. Preparar Onboarding de nuevos clientes y su creación en sistemas. Programar reuniones, citas y viajes; mantener archivos digitales/físicos y correspondencia. Preparar presupuestos y reportes de gastos; aprobar y rastrear facturas/pagos. Supervisar limpieza, seguridad, mantenimiento, utilidades y asignación de espacios. Gestionar expedientes, asistencia, permisos, bienestar y apoyo en resolución de conflictos. COMPETENCIAS BLANDAS Organización y gestión del tiempo: múltiples frentes con fechas y estándares exigentes. Comunicación asertiva (clientes internos/externos) y seguimiento disciplinado. Pensamiento crítico y resolutivo frente a contingencias de I+D, muestras y logística. Trabajo en equipo con I+D, Producción, Logística y Comercial. Orientación a resultados y mejora continua basada en datos (KPIs y trackers). Beneficios OPORTUNIDAD & BENEFICIOS Rol transversal con visibilidad en I+D, producción y clientes. Ambiente con estándares operativos y espacio para optimización de procesos (automatización/reportes). Modalidad: presencial/híbrido según operación. Vinculación: a término indefinido. Compensación competitiva (no publicamos rangos). Ubicación Colombia | CO,Bogotá, D.C. - Bogotá, D. C. | 11001 #J-18808-Ljbffr