Secretario (a) de Gerencia de IPS

Para traajar en entidad de salud en apertura, se requiere Secretaria de Gerencia (IPS / Clínica) Barranquilla

1. Resumen del Puesto

Brindar apoyo administrativo, operativo y ejecutivo de alto nivel a la Gerencia General en la etapa de apertura y consolidación de la clínica. Es responsable de la gestión de la agenda gerencial, la organización documental, la atención de comunicaciones clave y la articulación entre la Gerencia y las distintas áreas administrativas y asistenciales de la IPS.

2. Requisitos Generales

Criterio

Descripción

Nivel Educativo

Técnico, Tecnólogo o Profesional en Secretariado Ejecutivo, Administración de Empresas, Administración en Salud o carreras afines.

Experiencia Mínima

2 años demostrables en cargos de secretariado ejecutivo o asistente gerencial, indispensable en el sector salud (IPS, EPS, Clínicas o Hospitales).

Debe tener disponibilidad de tiempo (Horarios de Lunes a Sabado)

Salario: A convenir

Conocimientos Clave

• Normatividad básica en salud y gestión documental en IPS.
• Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Microsoft Office, Google Workspace).
• Redacción corporativa y de actas gerenciales.
• Deseable: Conocimiento en software de gestión hospitalaria/médica.

3. Funciones Principales

Gestión Ejecutiva y de Agenda

Administrar y optimizar la agenda de la Gerencia General (reuniones, citas, comités y compromisos institucionales).

Filtrar, clasificar y priorizar las llamadas, correos electrónicos y solicitudes dirigidas a la Gerencia.

Organizar, convocar y realizar la logística de reuniones directivas, elaborando las respectivas actas y haciendo seguimiento a los compromisos acordados.

Gestión Documental y Normativa

Redactar, revisar y radicar correspondencia oficial, memorandos, informes y comunicados de la Gerencia.

Custodiar y mantener organizado el archivo físico y digital de la Gerencia de acuerdo con la normatividad de archivo en salud.

Apoyar en la recopilación y preparación de documentación requerida por entes de control y vigilancia (Superintendencia de Salud, Secretarías de Salud, etc.) para el proceso de habilitación y apertura.

Soporte Administrativo y Operativo (Etapa de Apertura)

Servir como canal de comunicación fluido entre la Gerencia y los directores de área (Asistencial, Administrativa, Financiera, Talento Humano).

Atender de manera oportuna a visitantes ilustres, auditores, proveedores y aliados estratégicos de la clínica.

Apoyar en el control y solicitud de insumos de papelería y requerimientos específicos de la oficina de Gerencia.

4. Competencias y Habilidades

Proactividad e Iniciativa: Capacidad para anticiparse a las necesidades de la Gerencia, clave para la fase de apertura.

Confidencialidad y Ética: Manejo riguroso de información sensible de la clínica, pacientes y directivos.

Organización y Gestión del Tiempo: Habilidad para priorizar tareas múltiples en un entorno dinámico y bajo presión.

Comunicación Asertiva: Excelente fluidez verbal y escrita para interactuar con personal médico, administrativo y entidades externas.

Orientación al Detalle: Precisión en la elaboración de documentos corporativos y actas.