Especialista en Donaciones y Contratos

Partners of the Americas (Partners) está buscando candidatos(as) calificados(as) para la posición de Especialista en Donaciones y Contratos para el proyecto USDA Food for Progress Cacao para el Desarrollo (C4D), implementado por Partners, el cual pretende avanzar la cadena de valor de cacao en Colombia, con fines de generar mayores ingresos para productores a través de la diversificación y comercialización de cultivos complementarios. El proyecto tiene como objetivos (i) Aumentar los ingresos mejorados de los agricultores de cacao apoyando sistemas agrícolas diversificados económicamente viables, paisajes agrícolas sostenibles y modelos de comercialización equitativos. (ii) Aumentar la producción, agregación, procesamiento y comercialización de cultivos complementarios en los sistemas de cultivo de cacao. (iii) Incrementar el acceso equitativo al comercio para los agricultores de cacao en Colombia.

Esta posición hará parte del equipo de Contratos y Cumplimiento del Proyecto C4D. Esta área encargada de los procesos de asistencia y adquisición a través de contratos durante la implementación del Proyecto requiere de la contratación de este perfil para implementar la estrategia de subvenciones y contratos que se tenga prevista para el desarrollo de las actividades de C4D en los 14 departamentos que hacen parte del área de intervención. Adicionalmente, se requiere de este perfil para realizar el seguimiento a los compromisos pactados con los contratistas y donatarios y de esta manera lograr el fortalecimiento del área para el óptimo cumplimiento y ejecución de los recursos.

El/la Especialista de Donaciones y Contratos estará basado/a en Bogotá, Colombia, reportará y trabajará en estrecha colaboración con la Dirección de Contratos y Cumplimiento y tendrá como objetivos principales los siguientes:

• Acompañar y contribuir con la Dirección del área en el desarrollo de la estrategia de subvenciones y contratos que se plantee para los años fiscales del Proyecto C4D.
• Realizar el seguimiento de la ejecución de los instrumentos otorgados, la verificación y cumplimiento de las obligaciones y regulaciones federales y de Partners.
• Documentar adecuadamente los procesos adelantados por el área.
• En relación con las subvenciones:

a. Bajo la supervisión de la Dirección de Contratos y Cumplimiento, cumplir con la ejecución de los procesos de subvenciones de C4D.
b. Adelantar los procesos de selección competitivos para las subvenciones a través de solicitudes de aplicación-RFA, convocatorias anuales etc., incluyendo los procesos de evaluación y selección de beneficiarios.
c. Garantizar la adecuada negociación de los términos y condiciones para la asignación, razonabilidad y coherencia de las subvenciones (tanto en efectivo como en especie) y revisar y analizar las estimaciones presupuestarias (en efectivo o en especie).
d. Bajo la dirección de la Dirección de Contratos y Cumplimiento, garantizar la pleno observancia de las políticas, prácticas y procedimientos relativos a todos los aspectos de las subvenciones establecidas para el cumplimiento de la estrategia de C4D. Esto incluye procedimientos específicos relativos a subvenciones para el desarrollo, su implementación, seguimiento,
evaluación y el cierre de estas.
e. Asegurar la adecuada preparación y ejecución de los documentos de las subvenciones y sus desembolsos de manera coherente y compatible con los procedimientos de Partners y USDA dando cumplimiento a la ejecución financiera programada.
f. Revisar que los entregables/hitos pactados contractualmente y hayan sido aprobados por el supervisor técnico reposen en su carpeta previo a la realización del pago correspondiente.
g. Elaborar y negociar los presupuestos de los convenios de subvención en coordinación con la Dirección de Contratos y Cumplimiento.
h. Preparar los documentos requeridos para la adjudicación de las subvenciones conforme a los formatos establecidos por Partners y el cumplimiento de la regulación federal.
i. Seguimiento de los cambios en las necesidades financieras de las subvenciones de una actividad para asegurar la razonabilidad de sus costos.
j. En coordinación con la Dirección de Contratos y Cumplimiento, brindar orientación e interpretación de las políticas, los procedimientos y los reglamentos de las subvenciones al personal de C4D y a los beneficiarios, según sea necesario.

En relación con los contratos:

a. Elaborar las solicitudes de propuesta-RFP, memorandos de negociación, memorandos de evaluación, estudios de responsabilidad, minutas de contratos y demás documentos requeridos para la formalización de estos procesos.
b. Apoyar a la Dirección de Contratos y Cumplimiento en la revisión presupuestal que se realiza a cada socio en el convenio original, sus adendas, modificaciones o extensiones manteniendo los niveles óptimos de obligación presupuestaria.
c. Revisar la documentación final de los socios para verificar el cumplimiento de regulaciones y procedimientos administrativos aplicables al manejo de fondos federales.
d. Adelantar la revisión y organización de entregables requeridos para el desembolso oportuno de los pagos correspondientes.
e. Adelantar la revisión y trámite de reembolsos de los contratistas que lo requieran.

En relación con el seguimiento de las subvenciones y contratos:

a. De acuerdo con la asignación de la Dirección de contratos y cumplimiento, realizar visitas de campo periódicas al igual que auditorías para poder monitorear el cumplimiento de las subvenciones y contratos en relación con los términos y condiciones pactadas y recomendar medidas correctivas, si fuese necesario.
b. Realizar la correspondiente documentación del Cost Share de los socios de C4D para la revisión de la Dirección de Contratos y Cumplimiento y de HO de Partners.
c. Mantener la documentación de subvenciones y contratos en formato electrónico y las copias de respaldo, y asegurar que las subvenciones y contratos cuenten con su documentación completa de manera oportuna.
d. Completar verificaciones de las listas y bases de datos requeridos por Partners y USDA previo a la adjudicación de convenios y contratos.

e. Asegurar que las evaluaciones de riesgo iniciales y anuales sean realizadas en cada subvención y contrato y que las recomendaciones que se desprenden de las mismas sean incorporadas en los respectivos instrumentos.
f. Apoyar los esfuerzos para monitorear y evaluar las actividades técnicas y administrativas de los donatarios, para garantizar que las operaciones se lleven a cabo de conformidad con los sistemas, políticas y procedimientos de Partners y USDA.
g. Las demás que sean asignadas por la Dirección de Finanzas y Administración/Dirección del Programa/ Dirección de Contratos y Cumplimiento de acuerdo con la naturaleza del objetivo contractual.

Responsabilidades de todo el equipo Partners Colombia

a. Tener comprensión clara y profunda para cumplir con las políticas y estándares de Partners y de los donantes en procesos programáticos, financieros, administrativos, compras, logísticos, recursos humanos y de seguridad.
b. Participar activamente en las actividades y cumplir con las responsabilidades como empleado con el SG-SST (Sistema de Gestión, Salud y Seguridad en el Trabajo)

Cualificaciones:

• Profesional en ciencias económicas, ciencias políticas, ciencias sociales, negocios internacionales, o afines al campo relevante, deseable posgrado en gestión de proyectos, cooperación internacional o temas relacionados con el cargo.
• Mínimo 4 años de experiencia en gestión de subvenciones y adquisiciones para programas financiados con recursos de cooperación internacional.
• Conocimiento exhaustivo de FAR (Reglamento federal de adquisiciones) y AIDAR (Regulaciones de adquisiciones de la Agencia para el desarrollo internacional).
• Experiencia en el área de adquisiciones, contratos o subvenciones de proyectos financiados por agentes de cooperación norteamericanos.

Deseable:
1. Capacidad de comunicación en inglés.

Grado del cargo : C- Especialistas

Envío de Aplicaciones:
Para aplicación de hojas de vida, las personas interesadas deberán cumplir los siguientes pasos:

1.Convocatoria abierta hasta el 09 de febrero de 2025

Nota: Las postulaciones se examinarán de forma continua, solo los finalistas serán contactados.

Partners se enorgullece de ser un empleador de Igualdad de Oportunidades de Empleo y Acción Afirmativa. Partners no discrimina en el empleo por motivos de raza, color, religión, sexo (incluido el embarazo y la identidad de género), origen nacional, afiliación política, orientación sexual, estado civil, discapacidad, información genética, edad, pertenencia a una organización de empleados, represalias, situación parental, servicio militar u otro factor no relacionado con el mérito.