Asistente de Finanzas

RESUMEN DE LA POSICIÓN

Brindar apoyo operativo al área financiera de HIAS Colombia en la gestión de pagos, su registro contable y la organización del archivo físico y virtual. Asegurar que cada transacción cuente con soportes completos, aprobaciones y trazabilidad, de acuerdo con los procedimientos internos y los requisitos de los donantes, bajo la supervisión de la Especialista Financiera.

Funciones Esenciales

Gestión de pagos y plataformas electrónicas

• Recibir y revisar las solicitudes de pago, verificando facturas, cuentas de cobro, contratos, datos bancarios, codificación presupuestal y aprobaciones. Informar inconsistencias y gestionar los soportes faltantes antes de tramitar el pago.
• Preparar la programación de pagos a proveedores, consultores, personal y socios, así como anticipos y reembolsos, de acuerdo con los vencimientos y las prioridades definidas por la supervisión.
• Cargar y tramitar pagos individuales o por lotes en las plataformas bancarias y de pago electrónico autorizadas, según los permisos asignados y una vez obtenidas las aprobaciones requeridas. Respetar la separación entre preparación y autorización de pagos.
• Verificar los datos de los beneficiarios conforme al procedimiento interno y hacer seguimiento al estado de las transacciones, pagos rechazados o devueltos. Descargar y conservar los comprobantes de pago.
• Mantener actualizado el control de pagos realizados y pendientes e informar oportunamente novedades a la supervisión.

Registro contable y control financiero

• Registrar oportunamente causaciones, pagos, comprobantes de egreso, anticipos, legalizaciones y demás movimientos asignados en el sistema contable, con la cuenta, proyecto, donante y rubro correspondientes.
• Verificar y aplicar las retenciones y demás obligaciones tributarias correspondientes, de acuerdo con los lineamientos del área financiera; apoyar la elaboración de certificados de retención y de información exógena.
• Relacionar cada registro con sus soportes y comprobantes de pago, identificando los documentos pagados para prevenir duplicidades.
• Elaborar conciliaciones bancarias mensuales y apoyar la conciliación de cuentas de balance, el seguimiento de anticipos y legalizaciones y los arqueos de caja que le sean asignados.
• Apoyar los cierres contables mediante la revisión de registros y soportes, la identificación de partidas pendientes y la preparación de información requerida por la supervisión.

Gestión documental y archivo para donantes

• Organizar y mantener actualizado el archivo físico y virtual de documentos financieros por proyecto, donante, período y tipo de transacción, conforme a la estructura y nomenclatura establecidas.
• Digitalizar, clasificar y cargar facturas, contratos, aprobaciones, comprobantes de pago, legalizaciones y demás soportes en las herramientas de archivo virtual autorizadas, verificando su integridad y legibilidad.
• Mantener índices o controles que permitan localizar los documentos y relacionarlos con los registros contables, asegurando la trazabilidad de cada gasto.
• Preparar los expedientes y paquetes de soportes requeridos para informes financieros a donantes, revisiones de socios y auditorías internas o externas, siguiendo las instrucciones de la supervisión.
• Identificar documentos faltantes y hacer seguimiento a su recepción, corrección y archivo. Aplicar las reglas de acceso, confidencialidad y conservación documental de la organización.

Apoyo al área financiera

• Coordinar con las áreas solicitantes la entrega de documentación y comunicar el estado de los trámites de pago y archivo.
• Cumplir otras funciones afines al cargo que le sean asignadas por la supervisión para apoyar los objetivos del área financiera.

Cualificaciones y Requerimientos

Estudios

• Técnico o tecnólogo en Contabilidad, Finanzas o áreas afines, o estudiante de Contaduría Pública.
• Deseable haber cursado por lo menos sexto semestre de Contaduría Pública.

Experiencia

• Mínimo un año de experiencia en procesos contables o administrativos financieros. Deseable experiencia en gestión de pagos, plataformas bancarias electrónicas y organización de archivos digitales.

Conocimientos

• Manejo de software contable y registro de comprobantes de egreso, causaciones y legalizaciones.
• Conocimientos básicos de principios contables, obligaciones tributarias y soportes de nómina.
• Conocimientos de causaciones, conciliaciones bancarias, retenciones y control de anticipos.
• Manejo intermedio de Excel y Word, así como de herramientas de archivo virtual y colaboración, como SharePoint, OneDrive o equivalentes.
• Deseable experiencia en o