Asistente Administrativa

Técnico o Tecnólogo de Áreas Administrativas y/o Comerciales.
- Elaborar los presupuestos por concepto de viáticos asignados a los trabajadores, según tarifas establecidas por la empresa.
- Llevar el control de la agenda de Gerencia.
- Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas para Gerencia. Organizar y controlar el archivo físico y digital de Gerencia y del área comercial.
- Recepción de la correspondencia dirigida para Gerencia.
- Elaborar cartas, correos electrónicos y demás documentos que le sean requeridos.
- Realizar y gestionar los envíos de correspondencia de la gerencia y el área comercial, a través de las empresas de mensajería.
- Realizar el debido control de correspondencia externa de la empresa mediante la asignación de consecutivos.
- Proporcionar información de Apoyo sobre los procesos comerciales a los Coordinadores de cada área.
- Direccionar los correos de clientes a las áreas interesadas para adelantar los trámites necesarios.
- Respetar las distancias de seguridad de maquinas y equipos Realizar la logística para la recepción y atención de clientes y visitantes especiales tales como transportes, alojamientos, alimentación, entre otros.
- Apoyar en la logística de eventos de la empresa. Realizar y actualizar la inscripción de la empresa como proveedores en las plataformas establecidas por los clientes.
- Revisar y validar la información de los vehículos propios de la empresa. (SOAT, revisión tecnicomecanica, pólizas, etc.)
- Tramitar y gestionar la expedición de Certificados de Experiência y las encuestas de satisfacción sobre los trabajos realizados ante los clientes de la empresa.
- Entrar diariamente a todas los WEBSITE de las empresas de Energía, para buscar licitaciones y reportarlas a Gerencia, Coordinación Comercial y Dirección Técnica y Comercial. Organizar, controlar, actualizar y preparar la información jurídica de la empresa requerida para licitaciones y contratos.
- Participar en la mejora continua del área y de los demás procesos.
- Diseñar instrumentos para regular la organización y el funcionamiento del área, especialmente de los procesos de consulta y préstamo de documentos.
- Diseñar el cuadro de clasificación documental Diseñar, aplicar y difundir las tablas de retención y de valoración documental, ejecutando la gestión y el control de la documentación a eliminar.
- Llevar a cabo la gestión y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
- Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias, revisando cada una de las unidades documentales.
- Atender las consultas y hacer seguimiento a la información documental que se encuentra bajo custodia.
- Verificar la documentación de las transferencias recibidas, ubicándola adecuadamente en los depósitos del archivo de acuerdo con los soportes documentales y la signatura topográfica.
- Mantener actualizada en medio físico y/o bases de datos de libros, folletos y documentos disponibles para consulta, circulación y préstamo a los jefes de área.
- Elaborar las actas de eliminación de archivo y de transferencias documentales, con base en lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
- Velar por la seguridad de la información, controlando su ubicación física en el lugar adecuado.
- Cumplir las disposiciones de control operacional, seguridad y salud en el Trabajo y manejo ambiental establecidas por la empresa para las actividades que realiza Ejecutar las diferentes acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento que se deleguen bajo su responsabilidad.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Salario: $1.160.000 - $1.200.000 al mes

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