Auxiliar Administrativo

Vacante: Auxiliar Administrativo (Compras) – Ubicación: Manizales – Área: Compras / Administrativa – Modalidad: Presencial – Salario: $2.070.000 + $249.000 de auxilio de transporte – Tipo de contrato: Obra y labor

Descripción del cargo

Importante empresa requiere para su equipo de trabajo un(a) Auxiliar Administrativo de Compras, responsable de apoyar los procesos de adquisición de bienes y servicios, gestión y seguimiento a proveedores, trámite de pagos, control documental y actividades administrativas relacionadas con las áreas de compras y comercio exterior, garantizando el cumplimiento de los procedimientos internos y los requisitos establecidos.

Funciones principales

• Solicitar, analizar y gestionar cotizaciones y órdenes de compra de acuerdo con las requisiciones recibidas, incluyendo la negociación de términos y condiciones con proveedores.
• Realizar seguimiento a los pedidos pendientes por recibir y coordinar con los proveedores la entrega oportuna de los materiales.
• Gestionar el ingreso de pedidos y el trámite de facturas con las áreas de Distribución, Exportaciones e Importaciones.
• Validar la cartera vencida de proveedores, realizar conciliaciones y gestionar solicitudes de anticipos y pagos ante el área financiera.
• Enviar solicitudes de pago al área de Finanzas y a los responsables autorizados.
• Apoyar la búsqueda, selección, contacto inicial y registro de proveedores, incluyendo convocatorias nacionales y ruedas de proveedores.
• Verificar la información suministrada por clientes y proveedores en centrales de riesgo.
• Gestionar la actualización de documentos, formularios, formatos, poderes y bases de datos de clientes y proveedores, garantizando que se encuentren debidamente diligenciados, firmados y acompañados de los soportes requeridos.
• Apoyar los procesos de certificación BASC y OEA (Operador Económico Autorizado), incluyendo el seguimiento documental, el diligenciamiento de formatos y las actividades de sensibilización relacionadas.
• Apoyar al área de Comercio Exterior en la organización y control de información física y digital, archivo de documentos de importaciones y exportaciones, y consolidación de informes.
• Brindar soporte administrativo al área de Cadena de Valor y realizar actividades de respaldo al analista de exportaciones cuando se requiera, incluyendo el procesamiento de facturas en SAP.
• Apoyar la revisión documental de contratos para su posterior envío a las áreas legales.
• Realizar la consolidación de información para la elaboración de informes y demás funciones asignadas por el jefe inmediato.

Requisitos

• Formación académica: (Técnico, tecnólogo o profesional en áreas administrativas, compras, logística, comercio exterior o afines).
• Experiencia: (Definir tiempo de experiencia requerido) en procesos administrativos, compras, gestión de proveedores o áreas relacionadas.
• Manejo de herramientas ofimáticas y bases de datos.
• Deseable conocimiento en SAP, gestión de facturas, conciliaciones a proveedores y procesos de comercio exterior.

Competencias

• organización
• atención al detalle
• capacidad de negociación
• comunicación efectiva
• seguimiento
• orientación al servicio
• trabajo en equipo

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
• 1 año de experiencia
• Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative