Analista Jr Administrativa

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Estamos en búsqueda de un(a) Analista Jr Administrativa, una persona con con habilidades de planeación y organización, atención al detalle, seguimiento y control, proactividad, capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente, comunicación asertiva, servicio al cliente interno, manejo de información confidencial, trabajo en equipo.

PROPÓSITO DEL CARGO

Responsable de administrar, controlar y mantener al día los procesos documentales, contractuales, corporativos y de trámites de la compañía, garantizando que los contratos, poderes, seguros, permisos y documentos societarios estén vigentes, completos y disponibles, y que ningún vencimiento u obligación se pase sin alerta previa. Reporta a la Gerencia Administrativa.

1. Sistema documental y archivo corporativo

• Es responsable del diseño, la administración y la actualización del sistema documental de la compañía: estructura de carpetas, nomenclatura, control de versiones, y depuración de duplicados y documentos obsoletos.
• Administra la documentación societaria (actas, libros, certificados, poderes) y mantiene el archivo corporativo completo y auditable.
• Define y mantiene los accesos y la confidencialidad de la información documental, según los lineamientos de la Gerencia Administrativa.
• Elabora y entrega mensualmente un informe del estado documental y de cumplimiento.

2. Gestión contractual y de cumplimiento

• Es responsable de la matriz de contratos, poderes y autorizaciones: la mantiene actualizada y gestiona de forma proactiva vencimientos, renovaciones, modificaciones y obligaciones, alertando con anticipación a los responsables.
• Es el enlace con la firma de abogados externa: prepara y consolida la información de cada caso, hace seguimiento a los tiempos de respuesta y responde por que cada contrato quede revisado, firmado y archivado.
• Controla la vigencia de permisos, licencias, certificados sanitarios y demás documentos obligatorios de todos los puntos de venta, la planta y la oficina.
• Administra las pólizas de seguros: vigencias, renovaciones, endosos y trámite de siniestros con el corredor.

3. Trámites ante entidades

• Es responsable de gestionar de principio a fin los trámites ante Cámara de Comercio, DIAN, alcaldías, secretarías, curadurías, bancos y demás entidades, asegurando que se radiquen y se cierren en los tiempos previstos.
• Lleva un tablero de seguimiento de trámites con estado, responsable y fecha límite, y escala oportunamente los que estén en riesgo.

4. Soporte a la negociación y a la gerencia

• Acompaña las reuniones de negociación o revisión contractual lideradas por la Gerencia Administrativa. Es responsable de dejar la minuta o el correo de seguimiento con los compromisos, y de hacerles seguimiento hasta su cierre.
• Elabora presentaciones, informes y reportes para la gerencia y los socios.

5. Mejora de procesos

• Identifica vacíos en los procesos documentales y contractuales, y propone controles, plantillas y procedimientos para estandarizarlos.

REQUISITOS

Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Economía o carreras afines.

2 a 3 años en cargos administrativos, preferiblemente brindando soporte a gerencias o direcciones administrativas. Se valorará experiencia en gestión documental, seguimiento de contratos, trámites ante entidades públicas, manejo de matrices de control, seguros corporativos, elaboración de actas y minutas, y plataformas documentales (SharePoint o similares).

Conocimientos específicos

• Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) y Microsoft 365 / SharePoint
• Gestión documental y control de versiones
• Elaboración de actas, minutas y comunicaciones ejecutivas
• Organización de archivos físicos y digitales
• Conocimientos básicos de contratación comercial y trámites administrativos (no se requiere formación jurídica)
• Excelente redacción y ortografía

HABILIDADES Y COMPETENCIAS

• Planeación y organización
• Atención al detalle
• Seguimiento y control
• Proactividad
• Capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente
• Comunicación asertiva
• Servicio al cliente interno
• Manejo de información confidencial
• Trabajo en equipo

CONDICIONES LABORALES

• Contrato indefinido
• Salario: A convenir + Prestaciones de Ley + Auxilio de transporte
• Horario: Lunes a Viernes de 7:30am a 5pm (Viernes hasta las 4pm)
• Modalidad: Presencial