Asistente Superior de Administración

Descripción del Puesto

El/la Asistente Superior de Administración es un profesional que apoya a la Coordinadora Nacional en la implementación de programas y proyectos de la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) en Colombia. El/la titular de este puesto será personal supervisado/a por UNOPS.

Responsabilidades

• Apoyo técnico, administrativo, financiero y de gestión del conocimiento diario efectivo al programa país del SGP para asegurar el funcionamiento y la gestión efectiva y eficiente del portafolio del programa país del GEF-SGP con los socios.
• El/la titular de este puesto será personal supervisado/a por UNOPS.
• Bajo la supervisión directa de la Coordinadora Nacional, el/la asistente administrativo (apoyo al proyecto) llevará a cabo las siguientes actividades/responsabilidades:
  • Contribuir al apoyo diario a la implementación de programas/proyectos asegurando la conformidad con los resultados esperados, productos, objetivos y planes de trabajo;
  • Asistir al Coordinador Nacional (CN) en la preselección de conceptos de proyectos y propuestas de proyectos, y evaluar la parte financiera de las propuestas de proyectos;
  • Ayudar al CN en el desarrollo y revisión de formularios de solicitud de subvenciones y otras herramientas de gestión, requisitos del programa y otros documentos del SGP;
  • Asesorar a los posibles beneficiarios sobre los procesos de preparación de proyectos y directrices, y reportar al CN y al Comité Nacional de Selección (CNS) sobre las actividades de desarrollo de proyectos, según sea necesario;
  • Brindar apoyo y orientación diarios a proyectos nuevos y en curso y a sus beneficiarios, según sea necesario;
  • Asistir al CN en la implementación, monitoreo y evaluación de proyectos, incluida la participación en visitas de campo;
  • Apoyar en la organización y preparación de actas de las reuniones del CNS y otros eventos del SGP;
  • Mantener contactos y relaciones profesionales de trabajo con ONG, instituciones gubernamentales, donantes y otros actores del SGP;
  • Asistir al CN en la presentación regular de informes al Equipo de Gestión Central del Programa (CPMT), UNOPS y la Oficina del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (UNDP CO), y ayudar al CN en la preparación oportuna de encuestas de monitoreo anual y otros informes y encuestas del CPMT/UNOPS según sea necesario;
  • Redactar memorandos y otros documentos operativos en nombre del CN, y responder a consultas sobre asuntos del programa SGP;
  • Actualizar y mantener regularmente la base de datos de proyectos del SGP y la base de datos de partes interesadas;
  • Proporcionar orientación, revisar y controlar la precisión de la documentación de respaldo de los informes financieros provisionales y finales de los proyectos, como facturas, y asesorar al CN según sea necesario;
  • Procesar las solicitudes de pago de beneficiarios y proveedores obteniendo las autorizaciones y aprobaciones necesarias y asegurando que los pagos se efectúen puntualmente y de acuerdo con los Procedimientos Operativos Estándar del SGP;
  • Mantener contacto cercano con el Punto Focal Regional respectivo de UNOPS y buscar su apoyo, consejo y orientación sobre cómo operar mejor OneUNOPS de acuerdo con los SOP del SGP, si es necesario;
  • En colaboración con el CN, mantener la integridad financiera del programa, implementar y monitorear el sistema contable y las bases de datos del presupuesto operativo del país del SGP;
  • Preparar y mantener la tabla de desembolsos de subvenciones y el calendario, así como realizar un seguimiento del Presupuesto Operativo del País para garantizar el cumplimiento con el presupuesto anual aprobado;
  • Redactar propuestas presupuestarias administrativas y de proyectos anuales para la oficina del país del SGP;
  • Gestionar la cuenta de Caja Menor con la debida documentación y registros adecuados y rastreables;
  • Ingresar, extraer y transferir datos de OneUNOPS y la base de datos del SGP y producir informes según sea necesario;
  • Seguir los arreglos de viaje y los pagos de DSA para los miembros del CN y CNS;
  • Proporcionar otros informes financieros según sea necesario;
  • Adquirir suministros de oficina, equipos y muebles cumpliendo con las reglas y regulaciones de adquisiciones del SOP del SGP;
  • Administrar y organizar el trabajo de oficina diario;
  • Establecer un sistema de archivo adecuado, mantener los archivos administrativos, financieros y de gestión de la oficina del país del SGP y actualizarlos con la documentación original o copia de la documentación original según sea necesario. Enfoque especial en:
  • Establecer y mantener una carpeta separada con todas las actas firmadas de las reuniones del CNS que aprueban nuevos proyectos concedidos por el SGP;
  • Establecer y mantener un sistema de archivo de proyectos que contenga MOAs originales y enmiendas, informes provisionales y finales con todos los documentos de respaldo, y informes de misiones o documentos de evaluación;
  • Establecer y mantener una carpeta financiera para todas las transacciones financieras de la oficina del país del SGP;
  • Mantener archivos de personal, informes de evaluación de desempeño, registros de licencia y otros registros pertinentes de personal/consultores;
  • Redactar correspondencia y comunicaciones de rutina y establecer un sistema de archivo para registrar las comunicaciones con partes interesadas locales;
  • Preparar información de antecedentes y documentación, actualizar datos relevantes para las áreas del programa y compilar material de referencia para el CN y CNS;
  • Asegurar el flujo de información y la difusión de materiales con todas las partes interesadas pertinentes;
  • Mantener un inventario actualizado de todos los activos físicos y registrar todo el inventario en la hoja de inventario de activos;
  • Brindar apoyo logístico y administrativo a misiones de visita, arreglos de viaje y reuniones para el CN, CNS, siguiendo las reglas y regulaciones de adquisiciones del SOP del SGP;
  • Apoyar activamente a la oficina del país del SGP en los esfuerzos de gestión del conocimiento, redes de conocimiento y visibilidad del SGP;
  • De acuerdo con las directrices de marca del SGP, apoyar al CN y al CNS en los esfuerzos para el reconocimiento adecuado del SGP en cualquier material de gestión del conocimiento y comunicación producido por beneficiarios o partes interesadas del SGP;
  • Facilitar la organización de eventos de promoción del SGP, talleres, diálogos con partes interesadas y mesas redondas;
  • Ayudar en la redacción de artículos y publicaciones con el reconocimiento adecuado del SGP;
  • Participar en eventos para la divulgación de información del SGP;
  • Mantener, actualizar o proporcionar información válida del SGP para el sitio web del SGP, la base de datos global del SGP y el sitio web de UNDP CO;

Requisitos

• Se requiere un diploma de escuela secundaria como requisito académico mínimo para este puesto.
• Título universitario a nivel de licenciatura, preferiblemente en Administración de Empresas o en un campo relacionado con ciencias ambientales es deseable.
• Se requieren al menos cinco (5) años de experiencia relevante en gestión de oficinas, incluida la presentación de informes financieros.
• Se requiere competencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office, Google platform).
• La experiencia y el conocimiento demostrado de las normas y procedimientos de la ONU/UNOPS en adquisiciones, finanzas, gestión de proyectos y normativas administrativas serán una ventaja.
• Experiencia en el sector ambiental.
• Experiencia trabajando con iniciativas lideradas por comunidades.
• Experiencia en la organización de talleres en contextos multiculturales.
• Habilidades de Idioma Requeridas: Fluidez en español.
• Fluidez intermedia en inglés es requerido.

Condiciones de Contratación

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.
• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.
• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.
• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo.
• La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas.
• UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.
• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación.
• Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.