Administrador de Oficina

hace 5 días


Bogotá, Bogotá D.E., Colombia Capgemini A tiempo completo
Descripción del Cargo

Objetivo del Cargo: Brindar apoyo en las actividades administrativas de la empresa, asegurando el correcto manejo de reportes, accesos y coordinación de servicios, así como ofrecer asistencia en la gestión de instalaciones y otros procesos administrativos.

Actividades a Desarrollar:

  1. Generar Reportes de Asistencia:
    • Utilizar software especializado para crear y mantener reportes de asistencia de empleados.
    • Asegurarse de que la base de datos esté actualizada con la información correspondiente.
  2. Gestión de Accesos:
    • Dar de alta y baja el acceso a las oficinas para empleados.
    • Coordinar la entrega de tarjetas de acceso y credenciales, y gestionar la solicitud de nuevas cuando sea necesario.
  3. Ingreso de Visitantes y Proveedores:
    • Gestionar el registro y control de ingreso de visitantes y proveedores a las instalaciones de la empresa.
  4. Coordinación de Servicios de Mensajería:
    • Organizar y coordinar los servicios de mensajería tanto a nivel urbano como nacional.
  5. Apoyo en Actividades de Oficina:
    • Realizar inspecciones físicas de las instalaciones.
    • Supervisar los mantenimientos y la limpieza de las oficinas.
  6. Seguimiento a Proveedores:
    • Atender y dar seguimiento a las solicitudes y requerimientos de los proveedores.
  7. Solicitar Suministros:
    • Realizar pedidos de papelería y artículos de cafetería necesarios para la oficina.
  8. Revisión de Facturas y Análisis:
    • Revisar las facturas recibidas y realizar análisis para asegurar su correcta aplicación y registro.
  9. Reserva de Espacios:
    • Reservar salones y otros espacios solicitados por el área de Recursos Humanos u otras áreas de la empresa.
  10. Apoyo General en Facilities Management:
    • Brindar asistencia en la gestión general de instalaciones, apoyando al Facilities Manager en diversas tareas.

Habilidades Requeridas:

  • Capacidad Analítica:
    • Habilidad para analizar datos y manejar información detallada, así como realizar reportes precisos.
  • Excelente Redacción y Ortografía:
    • Capacidad para redactar documentos y comunicaciones claras, precisas y sin errores ortográficos.
  • Manejo del Paquete Office:
    • Competencia en el uso de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Organización:
    • Habilidad para mantener orden y estructura en las tareas y documentación, asegurando eficiencia en el trabajo.
  • Trabajo en Equipo:
    • Capacidad para colaborar eficazmente con otros miembros del equipo y con diferentes áreas de la empresa.
  • Compromiso y Proactividad:
    • Actitud proactiva en la realización de tareas y un fuerte sentido de responsabilidad y compromiso con las funciones asignadas.

Requisitos:

  • Estudiante activo del SENA en el programa de áreas administrativas.
  • Disponibilidad para cumplir con el horario y actividades estipuladas.


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    hace 54 minutos


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