Asistente de Operaciones

**1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO**

ASISTENTE DE OPERACIONES

**JEFE INMEDIATO**

Gerente General y Gestor Administrativo

**PROCESO**

Operación de Movilización y Transporte

**2. COMPETENCIA**

**EDUCACIÓN**

Técnico o Tecnólogo en áreas Administrativas, estudiante últimos semestres carreras administrativas /o contables

**EXPERIENCIA**

Acreditar experiência mínima de un (1) año Analista de operaciones y transporte

**FORMACIÓN Y ENTRENAMIENTO**
- Manejo de Word, Excel Intermedio, PowerPoint e Internet, bases de datos, agilidad en digitación.
- Preferiblemente manejo de Word Office

**3. RESPONSABILIDADES**

1. Garantizar el cuidado y buen uso de los equipos, elementos y herramientas asignadas para la ejecución de sus actividades.

2. Cumplir las normas y políticas, procedimientos, instrucciones, estándares, normas de trabajo y demás documentos elaborados y divulgados por ADDEC para dar cumplimiento a los lineamientos y objetivos del Sistema Integrado de Gestión HSEQ y PESV

3. Realizar la programación y documentación de carga requerida para garantizar las operaciones de movilización y transporte por carretera de los vehículos de la compañía.

**4.FUNCIONES ESPECIFICAS**

**Gestión Documental**

1. Generar la documentación de cargue y movilización de los vehículos de la compañía o de aquellos que sean contratados externamente: Planilla, manifiesto, remesa, etc., de acuerdo con la programación del día y de acuerdo a la ruta establecida.

2. Generar cartas y certificaciones de peso de los vehículos y sus cargas con el fin de autorizar el paso por las diferentes concesiones.

3. Solicitar permisos de carga con el proveedor de acuerdo con las especificaciones que se requiera.

4. Generar órdenes de trabajo (escoltas y ODT mensuales).

5. Generar planes de movilización (se realiza con gerencia)

6. Realizar el registro de terceros ante el RNDC.

7. Actualizarse permanentemente sobre la legislación de tránsito y transporte.

8. Reportar en la página del “Vigía” las infracciones de tránsito de los conductores.

9. Reporte trimestral de Reporte Transacciones Múltiples de Carga para la UIAF

10. Gestión de indicadores.

11. Elaboración de cronograma de movilización.

**Servicio al cliente**

12. Recibir las novedades y escalarlas a la persona encargada.

13. Dar respuesta a las solicitudes en temas operativos de los diferentes clientes de acuerdo a las instrucciones de la gerencia.

**Gestión Comercial**

14. Apoyar las labores comerciales que requiera la Gerencia.

15. Mantener relación y contacto con los diferentes clientes de la compañía cuando sea requerido de acuerdo con los medios de comunicación establecido.

16. Actualizar o informar sobre ajustes a los procedimientos de operaciones establecidos en el Sistema Integrado de Gestión (control de indicadores y procedimiento).

17. Envió de la Encuesta de satisfacción al cliente (cuando aplique y entrega al área HSEQ).

18. Generar cotizaciones, llevar el control del consecutivo y debido archivo.

19. Liquidación de los servicios en la plataforma de los clientes de transporte de carga.

20. Asignación de servicios y consecución de vehículos para los mismos.

21. Diligenciamiento y envió de los documentos en campo

22. Tramite de la resolución de carga extradimensionada y extrapesada de la empresa ante el INIVAS o entidad encargada.

23. Ser miembro activo del comité de seguridad vial.

24. Ser la responsable de coordinar los servicios y demás requerimiento en caso de que la asistente de logística y trafico no se encuentre disponible.

25. Desarrollar cualquier otra función o responsabilidad inherente al cargo, que le sea asignada por su jefe inmediato.

**5. NIVELES DE AUTORIDAD**

Realizar Reporte de faltas y sanciones cuando un empleado está incumpliendo respectivamente con sus funciones y responsabilidades con el SIG (incluye no utilizar EPP, presentarse en estado de embriaguez o bajo efecto de sustancias alucinógenas, etc.).

Detener cualquier actividad que ponga en riesgo los trabajadores o que tenga un impacto negativo significativamente alto sobre el medio ambiente.

**6.RENDICIÓN DE CUENTAS**

**RINDE CUENTAS A**:
Gerente General: Reportes sobre el estado de las cotizaciones y manifiestos de carga y disponibilidad de los vehículos para movilizaciones

Coordinador HSEQ: Reporte de actos o condiciones inseguras que afecten el personal o el medio ambiente.

Reporte de accidentes y casi accidentes laborales y ambientales.

Coordinadora Administrativa y de Gestion Humana: Reporte informacion trimestral para la UIAF, solicitudes de permisos y horario de trabajo.

**QUIEN LE RINDE CUENTAS**:
Supervisor de Transporte: Estado de la vía de la movilización.

Supervisores de Operaciones: Seguimiento de la movilización realizada.

Conductores: Reporte vigencia de los documentos del conductor y del vehículo.

**Medio de rendición de cuentas SIG y periodicidad**:
Evaluación de desempeño / Anual