Logistics Technical Assistant Colombia Northeast

**Función y Responsabilidades**

El propósito de un asistente técnico de logística es apoyar la implementación diaria de la gestión de actividades relacionadas con la logística.

Responsabilidades Generales:

- Adherirse a las políticas, manuales, directrices y requisitos de los donantes del NRC
- Ayudar con la implementación del portafolio de la función logística de acuerdo con el Plan de Acción.
- Proporcionar administración logística y soporte básico.
- Preparar y desarrollar informes de estado según lo requerido por la gerencia
- Asegurar la correcta presentación de todos los documentos de soporte
- Asistir en la planificación y entrega de la actividad logística.
- Mantener registros logísticos, proveedores y equipos.
- Promover y compartir ideas para la mejora de la función logística.
- Realizar otras tareas, según lo asignado por el Gerente de Línea

Responsabilidades Específicas:
**Compras**
- Consultar y apoyar en estudios de mercado y proporcionar precios estimados.
- Participar en la planificación compras del proyecto PPP.
- Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentación de procedimientos de compras de acuerdo a los requerimientos de Gestión Documental (documentos de ofertas, actas de reuniones y notas generales de recibo).
- Hacer gestión y seguimiento de toda la documentación de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotizaciones, análisis de ofertas, actas y contratos / acuerdos / órdenes de compra, debidamente firmados/autorizados por el personal pertinente antes de establecer un compromiso contractual con los proveedores.
- Preparar una copia impresa del archivo de compras junto con los documentos de pago y asegurar el envío a Finanzas
- Verificar la exactitud de las facturas contra pedidos / contratos / acuerdos y hacer un seguimiento de entregas parciales.
- Garantizar la documentación adecuada para los bienes pedidos y recibidos del extranjero.
- Responsable de la marcación de todos los activos de NRC recién comprados y de su registro en AR y Agresso antes del envío a cualquier oficina local en Colombia.
- Ingresar todos los datos requeridos en todas las etapas de la compra en el sistema de compras de Agresso
- Preparar borradores de excepciones (waiver) y notas de archivo si es necesario
- Realizar compras de menor cuantía de acuerdo a las necesidades del programa
- Realizar la gestión logística que se requieran para lograr las transferencias de efectivo solicitadas por el programa.
- Participe en la evaluación de proveedores y asista al Oficial de Logística (Adquisiciones) con la actualización de la Base de Datos de Proveedores

**Bodegas / Activos**
- Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de las existencias, así como el mantenimiento estructural adecuado de los almacenes con el fin de mantener todas las existencias en buenas condiciones.
- Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almacén y reciba suministros o materiales
- Supervisar el embalaje, carga y descarga de todos los materiales.
- Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulación en los almacenes.
- Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia.
- Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías.
- Mantener registros de existencias y controles precisos
- Organizar la mano de obra local para afectar la recepción y el envío oportuno y eficiente de los bienes.
- Asistir al Oficial de Logística para preparar y presentar los documentos de respaldo apropiados.
- Apoyar y capacitar a los auxiliares de Bodega y empleados locales, según sea necesario.
- Contar físicamente todo el inventario, artículos de inventario y activos al menos dos veces al año y documentar los resultados en el informe de inventario con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas.
- Mantener y actualizar la lista de activos de NRC y actualizar la información en Agresso
- Mantener el registro de Notas de Generales de Recibo y Listados de Distribución y gestionar a partir de esto la gestión de pago a proveedores y justificación de salidas de almacén.
- Preparar documentos para el pago de contratos.

**Gestión de Flota**
- Asegurar que los vehículos se usen y mantengan de acuerdo con el Manual de Logística, el Plan Estratégico de Seguridad Vial y las políticas de NRC.
- Asegurar que los vehículos de NRC estén equipados con los documentos y equipos necesarios
- Planificar, programar y monitorear el transporte de personal y material / equipo de acuerdo con las solicitudes y procedimientos.
- Asegurar que todos los vehículos de NRC estén en condiciones de funcionamiento adecuadas y con un plan adecuado de mantenimientos.
- Gestionar solicitudes de repuestos para vehículos.
- Coordinar y facilitar la notificación oportuna de eventualidades como accidentes y averías.
- Garantizar el correcto archivo de todos los registros e informes del vehículo.
- Asegurar de que