Catering Coordinator

Catering Coordinator

**DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO**

Cotizar, negociar, hacer el contrato y posteriormente coordinar y supervisar los eventos de banquetes locales ofreciendo un excelente servicio de acuerdo con los valores de Hilton y atendiendo las necesidades y exigencias de cada cliente.

30

%

Recibir solicitudes de cotizaciones por teléfono, correo o personalmente para eventos, bodas, primeras comuniones, reuniones (internas o externas), analizar los requerimientos del cliente (fecha, datos personales o de empresa, tipo de evento), con la finalidad de revisar el sistema, verificar la disponibilidad del Hotel y hacer las respectivas cotizaciones.

15

%

Ingresar las cotizaciones al sistema Delphi, colocando las diferentes actividades que se deben ejecutar para los diferentes estatus del evento, con la finalidad de hacer un seguimiento del mismo.

10

%

Elaboración de BEO de las Ejecutivas de Ventas Discovery, Eventos especiales Agencias, Navidad, etc. BEO de Eventos Internos (todos los Dptos que requieran una reunión y su distribución, también la distribución de BEO y cambios de los Coordinadores de Ventas (Congresos, Discovery, etc.). Coordinar pruebas de menú.

10

%

Realizar seguimiento a eventos cotizados, al concretar la venta coordinar detalles, envío de contratos, coordinación del pago, sacar BEO, Atención del cliente y su acompañamiento en el evento, cierre de cuentas, pagos y saldos.

10

%

Atender a los clientes que llegan a la oficina para cotizar eventos, mostrar las áreas.

5

%

Elaborar órdenes de compras de los servicios subcontratados por el Hotel para los diferentes eventos (orquestas, equipos, forros, entre otros), verificando y confrontando las facturas y cheques, con la finalidad de liquidar el servicio-Llevar a Gerencia y contraloría para su verificación.

5

%

Atención de llamadas telefónicas que llegan del PBX y rescate de llamadas de otras extensiones para orientar a clientes internos y externos.

5

%

Coordinación de permisos para eventos en la Playa ante entidades Secretaria del Interior, Bomberos, Alcaldía Local, EPA.

5

%

Apoyo en la coordinación de eventos de A&B Día la Mujer, de la Secretaria, De la Madre, del Padre, eventos o actividades que realiza A&B en sus outlets, envío de mails, seguimientos.

3

%

Coordinación de pedidos de flores, carpas, palenqueras, otros, para los Restaurantes, eventos y congresos.

1

%

1

%

Apoyo en la venta de boletas y seguimiento a interesados, a la Fiesta de San Silvestre.

**Requisitos**:

- Manejo del idioma inglés, mínimo B2 (oral y escrito).
- Amplio conocimiento del segmento de bodas (negociaciones, montajes, decoraciones).
- Pasión por el servicio al cliente y por ofrecer experiências memorables.
- Excelentes relaciones interpersonales y actitud de trabajo en equipo.
- Optimo manejo de office. Principalmente: Excel, Word y Power Point.
- Experiência en la participación de ruedas de negocio del segmento de bodas o eventos con Wedding Planners.
- Capacidad de analizar información y presentar reportes administrativos.
- Sentido de urgencia. Este requisito aplica para las necesidades de los clientes externos y el apoyo a los miembros de equipo en las funciones del departamento.
- Capacidad de trabajo bajo presión.
- Comunicación asertiva y habilidades de comunicación oral y escrita.
- Preferiblemente estudios en Turismo, Carreras Administrativas o afines.
- Preferiblemente con experiência en manejo de Delphi y Opera.