Responsable Contrats Achats

Basé à Bogota, le poste de Responsable contrat et achat est positionné sous la responsabilité hiérarchique directe du/de la Coordinateur.trice des Fonctions Transversales (CFT) de l’Unité Support Projets (USP). En outre, le poste de Responsable contrat et achat relève plus largement de la fonction juridique d’Expertise France supervisé et managé fonctionnellement par le Département des affaires juridiques (DAJ) basé à Paris en France.

L’USP est constituée des services contrats achats, logistiques, finances, ressources humaines et IT nécessaires à la mise en œuvre des projets et est supervisé par la/le Coordinateur des fonctions transverses (CFT).

La/le Responsable contrat et achat a pour mission principale la sécurisation des engagements/actes juridiques passé par l’USP et apporte autant que de besoin son expertise à l’ensemble des services de l’USP.

En lien avec le DAJ, avec l’aide de son équipe et dans le cadre des règles et procédures adoptées par l’Agence, la/le responsable contrat et achat :

• fournit un conseil de 1er niveau auprès des projets en matière d’expression de besoin, de passation de contrat, de technique achat et de suivi d’exécution
• assure, optimise et consolide la programmation des procédures de passation dont il a la charge à travers l’établissement de Plans de passation de contrats (PPC) ;
• organise «l’optimisation achat» des besoins programmés dont il a la charge par toute forme de démarches utiles (parangonnage, sourcing, établissement de base fournisseurs, cartographie achat, recours à tout dispositif de mutualisation, etc.)
• met en œuvre l’ensemble des procédures de passation de contrat relevant des besoins propres de l’USP et de son portefeuille de projets et prend en charge notamment:

• l’élaboration des dossiers de consultation en lien avec les prescripteurs techniques,
• la publication des avis,
• le dépouillement des plis,
• l’organisation et supervision de l’évaluation des candidatures, offres et propositions de projets reçues en lien avec les experts des services prescripteurs,
• la mise au point, la contractualisation et la notification des contrats,
• l’enregistrement des contrats dans les systèmes d’information

• assure le suivi d’exécution contractuelle de ces contrats et le cas les modifications contractuelles nécessaires (avenant, décisions, formelles, bons de commande, ordres de service, cas de litiges avec les prestataires).

En lien avec le DAJ et le service de la conformité d’Expertise France, la/le responsable contrat et achat doit garantir la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence. Il se conforme également au dispositif interne de conformité et à l’ensemble des mesures de prévention de la fraude, de la corruption et de toutes autres formes de prévarication.

Pour ce faire la/le Responsable contrat et achat:

• s’approprie l’ensemble des règles applicables à la passation de contrats par l’Agence et se tient informé de leur mise à jour;
• assure un lien permanent entre l’USP et le DAJ et autant que de besoin avec l’ensemble des autres services de relevant de la fonction juridique de l’Agence (Cellule contrat achat basée à Paris, USP basées dans d’autres pays, etc.);
• participe à l’ensemble des instances et autres comités relevant de la fonction juridique de l’Agence (Réseau DAJ+, Comité documentaire, Formations internes, groupes de travail, etc.);
• transmet au contrôle préalable du DAJ , conformément aux processus de l’Agence, les dossiers de consultation et autres rapports d’évaluation et d’attribution et toutes autres pièces produites au cours de la passation de contrat soumise à un contrôle;
• contribue et facilite de manière générale tout contrôle ou audit sur son service et sur les activités auxquelles il a contribué.

La/le responsable contrat et achat assure la mise en place d’une organisation efficiente de son service au bénéfice des projets, alliant respect du chronogramme d’activités et conformité juridique.

La/le responsable contrat et achat seconde le/le Coordinateur des Fonctions Transversales pour le pilotage des activités juridiques des projets et du bureau.

Elle/il supervise l’approvisionnement du bureau et des projets.

Elle/Il assure le reporting achat-juridique du bureau.

Elle/il assure l’intérim du/de Coordinateur des Fonctions transversales sur les questions juridiques en cas d’absence.

Elle/Il pilote et gère les activités liées au système d’information de gestion des contrats et participe autant que de besoin au déploiement des nouveaux outils en lien avec la gestion des contrats.

MISSIONS:

les principales missions confiées