Ops Admin Assistant I

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Tätigkeitsbeschreibung: Resumen del puesto

Apoyar las operaciones administrativas y de procesamiento de exportaciones, garantizando la correcta gestión documental, validación de información en sistemas operativos, control de discrepancias, actualización de registros, cumplimiento de procedimientos de seguridad y soporte a los procesos de Flor Express y carga aérea.

Principales responsabilidades

• Procesar y validar documentación de exportación y aduanas.
• Realizar actividades de edición, escaneo, digitalización y validación documental en OPSYS e IDIS.
• Gestionar procesos de escaneo de carga mediante equipos Zebra y aplicación GSL.
• Revisar y resolver discrepancias operativas y documentales.
• Actualizar información en sistemas operativos (OPSYS, Booking y herramientas asociadas).
• Ejecutar procesos de prealerta, linkeo y contingencia de guías al vuelo.
• Administrar inventarios de suministros operativos.
• Completar reportes y checklists operacionales.
• Apoyar auditorías internas y externas.
• Asegurar el cumplimiento de SOPs, estándares de seguridad y requerimientos regulatorios.
• Participar en iniciativas de mejora continua y estandarización de procesos.

A continuación, se describe la naturaleza general del cargo por medio de una lista de actividades que son requeridas para llevar a cabo el trabajo:

Seguridad y Cumplimiento

• Velar por mi seguridad y la de mis compañeros, participando activamente en las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo de la compañía.
• Cumplir con los requisitos y procedimientos de seguridad aplicables a la operación.
• Asegurar el cumplimiento de los SOPs (Standard Operating Procedures).
• Gestionar el cumplimiento de los entrenamientos semanales y de los requisitos de capacitación en IELMS.
• Apoyar la preparación y atención de auditorías internas y externas.
• Realizar Quick Look Audits según los lineamientos establecidos.

Procesamiento de Documentación Flor Express

• Digitalizar y validar la documentación aduanera de Flor Express.
• Escanear y validar documentos soporte: factura comercial, certificado fitosanitario y packing list.
• Validar la documentación antes de iniciar el proceso de edición.
• Confirmar que la cantidad de piezas y el valor declarado coincidan con la factura comercial.
• Revisar y gestionar discrepancias identificadas durante el procesamiento documental.
• Confirmar la transmisión de contingencias cuando aplique.

Procesamiento Operacional

• Ejecutar los procesos de escaneo mediante equipos Zebra utilizando la aplicación GSL.
• Realizar el cierre de ULDs, la creación de nuevos ULDs y la asignación de sellos de seguridad cuando sea requerido.
• Efectuar la revisión y resolución de discrepancias de Flor Express.
• Gestionar el linkeo de guías aéreas a los vuelos y ejecutar procesos de contingencia en OPSYS cuando corresponda.
• Actualizar información operativa en Booking, OPSYS y prealertas.
• Revisar y validar el reporte de discrepancias 4DJ0.
• Ejecutar procesos de Common Carrier conforme a los procedimientos establecidos.

Control de Datos y Sistemas

• Gestionar y validar información en los sistemas OPSYS, incluyendo procesamiento de ULDs y conciliaciones IN/OUT.
• Realizar seguimiento y validación de datos operativos en los sistemas corporativos.
• Identificar y corregir discrepancias operativas, incluyendo descuadres de ULD, creación de MOMA y registros forzados.
• Mantener la documentación de control de peso de básculas ASI y registros de Test Weight.

Inventarios y Soporte Operacional

• Administrar y controlar el inventario de suministros destinados a los clientes de Flor Express.
• Completar los checklist diarios, semanales y de preflight.
• Enviar comunicaciones operacionales, incluyendo actualizaciones de manuales, reportes y notif