Encargado(a) de finanzas

Trabajando como parte del equipo de la Unidad de Apoyos a Proyectos (USP para sus siglas en francés) en Bogotá, bajo la supervisión del / de la Responsable Administrativo y Financiero (RAF), y en contacto con el Departamento de Asuntos Financieros (DAF) en la sede y los departamentos técnicos, es responsable de la gestión financiera de los proyectos, en estrecha colaboración con los jefes / encargado.a.s de proyectos y el departamento de contabilidad.

ACTIVIDADES PRINCIPALES (la siguiente lista no es exhaustiva)

Seguimiento presupuestal:

• Emitir y contabilizar los BAPs (ATLAS y SAGE)
• Regularizar los avances en el seguimiento financiero
• Garantizar la imputación de los gastos en el sistema de seguimiento financiero y en el programa informático de gestión de proyectos (Atlas)
• Recopilar y comprobar todos los documentos administrativos y financieros en colaboración con el departamento de contabilidad

Control de la gestión:

• Garantizar que los gastos son elegibles en conformidad con las normas de la agencia y de los donantes
• Garantizar la conciliación mensual de los gastos
• Preparar los distintos cierres (mensual, trimestral, semestral, anual) de los proyectos con el /la RAF y el departamento de contabilidad
• Garantizar la fiabilidad de los datos financieros
• Iniciar la creación de las fichas / cuentas de terceros que serán mandadas a la dirección de asuntos financieros para verificación y validación
• Preparar los cierres de los proyectos en colaboración con el control de gestión de la sede
• Hacer seguimiento a las correcciones analíticas y las imputaciones en colaboración con la Direccion de Asuntos Financieros de la sede

Apoyar a los socios (en la ausencia de un encargado.a de subvenciones):

• Apoyar a los encargados de proyectos en la construcción financiera de las subvenciones en caso necesario.
• Controlar los informes de los beneficiarios, consolidarlos y analizarlos
• En caso necesario, ponerse en contacto con los beneficiarios para recuperar documentos, informes y cualquier otro documento que pueda justificar la atribución de la subvención
• En caso necesario, planificar auditorías de beneficiarios con el personal operativo

Informes y análisis financieros:

• Apoyar a los equipos operativos en la planificación presupuestal de los proyectos
• Analizar el bajo/sobre consumo de los presupuestos de los proyectos y ayudar al jefe/ coordinador.a de proyecto, RAF y CFT en la toma de decisiones
• Analizar los distintos indicadores de rentabilidad interna
• Participar en la elaboración de informes financieros externos en colaboración con el / la RAF
• Preparar y supervisar las auditorías organizadas desde la oficina de Bogotá conjuntamente con el/la RAF y los encargados administrativos y financieros de la sede
• Preparar los informes internos (RPP, presupuesto inicial, presupuesto revisado y analizarlos con el departamento financiero y el personal operativo)
• Hacer seguimiento a los desembolsos de los donantes

Actividades transversales:

• Garantizar que los documentos de la oficina y de los proyectos se archivan correctamente
• Comunicarse regularmente con los equipos de los proyectos y los socios financieros para garantizar la transparencia y la correcta gestión de los recursos
• Apoyar al equipo financiero y contable en todas las tareas necesarias para el buen funcionamiento de la oficina

Esta descripción del puesto puede estar sujeta a cambios continuos a medida que evolucionen las actividades de la agencia y surja la necesidad de poder adaptarse a ellas, en particular con la introducción gradual de la USP prevista en varias fases. Además, el contenido de las actividades no es exhaustivo y se le podrá pedir que realice otras tareas acordes con su área de especialización y dentro de su carga de trabajo.