Asistente administrativa/o Cauca

JOB DESCRIPTION

Asistente administrativa/o Cauca

Advertised on behalf of

Location :

Popayán-Cauca, COLOMBIA

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

18-Dec-2023

Application Deadline :

24-Nov-23 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

6 meses

Time left :

9d 9h 46m

Languages Required :

Spanish

Expected Duration of Assignment :

1 año

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

ONU Mujeres Colombia en concordancia con las prioridades nacionales y los instrumentos internacionales de protección de los derechos humanos de las mujeres, principalmente la Convención sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW, por sus siglas en inglés), trabaja para lograr la igualdad sustantiva entre hombres y mujeres en todos los aspectos de la vida, enfocándose en fortalecer el liderazgo y empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencias, tanto en el contexto del conflicto, como fuera de este, como bases para una paz estable y sostenible. De este modo, ONU Mujeres apoya los esfuerzos nacionales para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo sostenible y construcción de la paz, la democracia y la seguridad en Colombia.

ONU Mujeres profundiza su trabajo por medio de la implementación de acciones programáticas país, alineadas al apoyo operativo para lograr el alcance se los objetivos propuestos; para ello, ONU Mujeres requiere contar con una persona como "Asistente Administrativa/o", para la gestión eficaz de los procesos administrativos, logísticos y operativos de manera que se garantice la implementación y el logro de los resultados previstos en el marco de los programas/suboficinas, presencias en territorio de ONU Mujeres.

Duties and Responsibilities

De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Colombia y bajo la supervisión de la Oficial Territorial de la Suboficina de Cauca y Profesional Especializada de Programa, el/la Asistente administrativa/o Cauca desempeñará las siguientes funciones:

Apoyo Administrativo:

• Mantener comunicación en relación con los temas administrativos y financieros con las/los consultoras/es, contrapartes, proveedores.

• Recopilar documentación e información requerida como insumos para reportes a donantes y propios de ONU Mujeres.

• Apoyar en el seguimiento y control de todos los procesos administrativos y operativos enmarcados en los proyectos asignados.

• Recopilar la documentación requerida para realizar PA (Project Agreement), Grants, Contratos Institucionales y convenios con contrapartes.

• Participar de las reuniones de equipo de la Suboficina de Cauca y del área de Operaciones para la revisión y actualización de procesos.

• Apoyar procesos para contratación de bienes, servicios y/o consultorías con personas jurídicas y naturales.

• Mantener la trazabilidad de los procesos administrativos.

• Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros.

• Realizar seguimiento a estado de cajas, COAs, presupuestos y calendarios de pagos.

• Realizar seguimiento a los compromisos (PO) generados por los proyectos, tramitando el cierre oportuno.

• Apoyar en la administración de la Suboficina de Cauca.

• Apoyar en la elaboración de planes de adquisiciones.

• Solicitar cotizaciones y realizar cuadros comparativos para las compras menores y procesos de adquisiciones que así lo requieran, de acuerdo con los procedimientos de ONU Mujeres.

• Las demás funciones requeridas para la adecuada implementación de los objetivos y resultados administrativos, cumplimiento con las normas y políticas ONU Mujeres.

• Actuar como backup en el momento de ser requerido a nivel local y nacional.

• Aportar al fortalecimiento organizativos a través de procesos administrativo de las contrapartes de ONU Mujeres.

Apoyo en el seguimiento Operativo y Logístico:

• Apoyar las actividades administrativas y operativas registradas a través del centro de servicios, que comprende los módulos de: Eventos, transporte (aéreo, fluvial, terrestre), creación de suppliers, micro purchasing, DSA, pagos y seguridad.

• Asegurar que cada proceso que ingresa al centro de servicios cuenta con los documentos soporte necesarios y en conformidad a los planes de implementación determinados.

• Tramitar cada proceso registrado en el centro de servicios en los tiempos establecidos por el área de Operaciones.

• Gestionar pagos (consolidar y asegurar la documentación correspondiente para el trámite).

• Apoyar la organización y en plena coordinación con el equipo técnico y del área logística la realización de eventos, seminarios y reuniones previstas.

• Apoyar, el seguimiento al presupuesto para asegurar no sobrepasar los fondos disponibles.

• Facilitar al área de Administración y finanzas la información necesaria para alimentar las bases de datos y registros de personal.

• Elaborar correspondencia regular y administrativas; ajustar redacción cuando se requiera.

• Apoyar la gestión de viajes desde el Rol de Travel Processor

• Otras asistencias que se requieran de apoyo en el área de operaciones.

Apoyo en el archivo y registro de información:

• Garantizar la actualización del archivo de acuerdo con las normas y procedimientos de ONU Mujeres.

• Apoyar en el mantenimiento de bases de datos de contactos de personas e instituciones que interese tomar en cuenta en la convocatoria de eventos.

• Asegurar la entrada en el archivo general de ONU Mujeres de los documentos que se precisan para ser archivados del Programa y proyectos de las áreas.

• Apoyar la actualización de bases de datos de proveedores de acuerdo con los requerimientos establecidos.

Las demás funciones que sean solicitadas desde la supervisión.

Competencies

Valores y Principios Corporativos:

• Integridad: Demostrar coherencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, en línea con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.

• Profesionalismo: Demostrar capacidad profesional y conocimiento experto de las áreas sustantivas de trabajo.

• Respeto por la diversidad: Demuestra una apreciación de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal.

Competencias Corporativas

• Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género

• Rendición de cuentas

• Solución creativa de problemas

• Comunicación eficaz

• Colaboración inclusiva

• Compromiso y participación con las partes interesadas

• Liderar con el ejemplo

Visitar el siguiente link para más información sobre las Competencias de la ONU Mujeres:

UN-Women-values-and-competencies-framework- )

Required Skills and Experience

• Profesional en Administración de empresas, Economía, contaduría pública o áreas afines a las ciencias económicas y administrativas.
• Experiencia mínima de 4 años con responsabilidades progresivas en gestión administrativa, manejo de archivo, operativa y logística de proyectos. Se valorará positivamente la experiencia con Agencias del Sistema de Naciones Unidas y experiencia en territorio.
• Conocimiento en paquetes de office, nivel intermedio y/o avanzado de Excel, manejo de hojas de cálculo y bases de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web. Se valorará positivamente el manejo del sistema Quantum.
• Español.
• Se valorará positivamente el dominio del Inglés

ONU Mujeres está comprometida con la diversidad y la inclusión dentro de su equipo humano, y alienta a todas las personas candidatas, independientemente de su situación de discapacidad, género, orientación sexual, nacionalidad, religión u origen étnico, a participar en el cumplimiento de la misión de la Organización desde sus diferentes tipos de vinculación. En este sentido, la Organización está interesada en contar con personas comprometidas con la promoción de la igualdad de género y la no discriminación."

Es importante tener en cuenta que solamente se tendrán en cuenta las aplicaciones con el formato P11 en lugar de CV, el cual puede ser descargado en el siguiente link:

Apply for job

To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where ) you saw this internship posting.

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