Catering Coordinator

Cotizar, negociar, hacer el contrato y posteriormente coordinar y supervisar los eventos de banquetes locales ofreciendo un excelente servicio de acuerdo con los valores de Hilton y atendiendo las necesidades y exigencias de cada cliente.

Recibir solicitudes de cotizaciones por teléfono, correo o personalmente para eventos, bodas, primeras comuniones, reuniones (internas o externas), analizar los requerimientos del cliente (fecha, datos personales o de empresa, tipo de evento), con la finalidad de revisar el sistema, verificar la disponibilidad del Hotel y hacer las respectivas cotizaciones.

Responder a las solicitudes de cotizaciones enviadas de la oficina de Bogotá, coordinadoras y Ejecutivas de Cartagena que reciben directamente.

Ingresar las cotizaciones al sistema Delphi, colocando las diferentes actividades que se deben ejecutar para los diferentes estatus del evento, con la finalidad de hacer un seguimiento del mismo.

Elaboración de BEO de las Ejecutivas de Ventas Discovery, Eventos especiales Agencias, Navidad, etc.

BEO de Eventos Internos (todos los Dptos que requieran una reunión y su distribución, también la distribución de BEO y cambios de los Coordinadores de Ventas (Congresos, Discovery, etc.).Coordinar pruebas de menú.

Realizar seguimiento a eventos cotizados, al concretar la venta coordinar detalles, envío de contratos, coordinación del pago, sacar BEO, Atención del cliente y su acompañamiento en el evento, cierre de cuentas, pagos y saldos.

Atender a los clientes que llegan a la oficina para cotizar eventos, mostrar las áreas.

Elaborar órdenes de compras de los servicios subcontratados por el Hotel para los diferentes eventos (orquestas, equipos, forros, entre otros), verificando y confrontando las facturas y cheques, con la finalidad de liquidar el servicio-Llevar a Gerencia y contraloría para su verificación.

Atención de llamadas telefónicas que llegan del PBX y rescate de llamadas de otras extensiones para orientar a clientes internos y externos.

Coordinación de permisos para eventos en la Playa ante entidades Secretaria del Interior, Bomberos, Alcaldía Local, EPA.

Apoyo en la coordinación de eventos de A&B Día la Mujer, de la Secretaria, De la Madre, del Padre, eventos o actividades que realiza A&B en sus outlets, envío de mails, seguimientos.

Coordinación de pedidos de flores, carpas, palenqueras, otros, para los Restaurantes, eventos y congresos.
ImprimirDaily Report, enviar a Gerencia, Ventas, A&B y Teléfonos, Ingresar a la pantalla diariamente.
Apoyo en la venta de boletas y seguimiento a interesados, a la Fiesta de San Silvestre.

• Manejo del idioma inglés, mínimo B2 (oral y escrito).
• Amplio conocimiento del segmento de bodas (negociaciones, montajes, decoraciones).
• Pasión por el servicio al cliente y por ofrecer experiencias memorables.
• Excelentes relaciones interpersonales y actitud de trabajo en equipo.
• Optimo manejo de office

Principalmente:
Excel, Word y Power Point.

• Experiencia en la participación de ruedas de negocio del segmento de bodas o eventos con Wedding Planners.
• Capacidad de analizar información y presentar reportes administrativos.
• Sentido de urgencia. Este requisito aplica para las necesidades de los clientes externos y el apoyo a los miembros de equipo en las funciones del departamento.
• Capacidad de trabajo bajo presión.
• Comunicación asertiva y habilidades de comunicación oral y escrita.
• Preferiblemente estudios en Turismo, Carreras Administrativas o afines.
• Preferiblemente con experiencia en manejo de Delphi y Opera.

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