Asistente de Cadena de Abastecimiento y Compras

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El Consejo Danés para Refugiados (DRC) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. Basado en las conclusiones de varias evaluaciones de necesidades de emergencia, a partir de 2018 DRC inició una respuesta de emergencia en las zonas costeras del Caribe de Colombia (Riohacha y Barranquilla) y en las ciudades de Bogotá y Medellín, actualmente incorpora actividades en el municipio de Barbacoas y Tibú. La respuesta humanitaria integrada de DRC se basa principalmente en las actividades de protección, con componentes de intervenciones en albergue, WASH, efectivo multipropósito incondicional, NFI y medios de vida, de igual forma adelanta actividades de desminado humanitario en el Caquetá y Bolívar.

Descripción General de Cargo:

Responsable de respaldar las actividades diarias relacionadas con las adquisiciones, almacén y transporte para la Oficina de Bogotá y del Programa DRC Colombia. Tendrá su sede principal en Bogotá, brindando apoyo técnico y operacional

Responsabilidades

Adquisiciones

• Proporcionar apoyo en la gestión de ordenes de requisición (PR) para los programas de DRC Base Bogotá.
• Preparar la documentación relevante para DRC de acuerdo con los procesos de adquisiciones y completarlos con precisión.
• Recopilar cotizaciones de proveedores potenciales, hacer seguimiento de las compras / contratos con proveedores según indicaciones del (la) Oficial de cadena de abastecimiento Bogotá.
• Realizar un seguimiento del estado de Solicitud de Compra y mantener al(los) solicitante(s) al tanto del tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas
• De forma continua, actualizar la lista de registro de proveedores
• Realizar estudios de mercadeo de acuerdo con una base en curso para asegurar que los proveedores de bienes / servicios estén ofreciendo precios competitivos de mercado para bienes y servicios
• En colaboración con el personal de Administración y Recursos Humanos, gestionar el inventario de suministros de oficina y consumibles
• Realizar seguimiento al flujo de gestión de efectivo disponible para asegurar que es asignado por la oficina de finanzas al departamento de adquisiciones
• Apoyar procesos de low value
• Mantener y actualizar un sistema de archivo de documentos de adquisiciones
• Producción de informes mensuales de compras (Informe de valor de PR, narrativa, rastreador de compras).
• En colaboración con el(la) Oficial de cadena de abastecimiento, proporcionar una introducción a todo el personal nuevo y apoyar las capacitaciones (Supply), que requiera el personal en Bogotá.
• Preparar y presentar el listado de pagos que se requieren tramitar con el departamento de finanzas junto con la documentación soporte para los mismos.
• Apoyar la supervisión de los contratos en curso para su correcta ejecución
• Cualquier otra tarea que se le asigne el(la) Gerente(a) de Línea / Técnico

Gestión de Almacén

• Monitorear y administrar las existencias según los procedimientos de almacenamiento de DRC
• Preparar y revisar todos los informes mensuales del almacén antes de enviarlos al (a la) Oficial de Logística para su validación
• Llevar a cabo un inventario (semestral) de todos los artículos del almacén
• Asegurarse de que todos los artículos en el almacén estén correctamente almacenados, apilados y contabilizados con precisión en todo momento

Gestión de Almacén

• Monitorear y administrar las existencias según los procedimientos de almacenamiento de DRC
• Preparar y revisar todos los informes mensuales del almacén antes de enviarlos al (a la) Oficial de Logística para su validación
• Llevar a cabo un inventario (semestral) de todos los artículos del almacén
• Asegurarse de que todos los artículos en el almacén estén correctamente almacenados, apilados y contabilizados con precisión en todo momento

Gestión de Vehículos

• Realizar monitoreo y seguimiento constante a cada uno de los conductores de la sede e informar novedades que se identifiquen.
• Apoyar a el (la) Líder de equipo cadena de abastecimiento a ejecutar acertadamente el Plan de Seguridad de la Oficina DRC Bogotá.
• Controlar los requerimientos de mantenimiento del vehículo y periodicidad de las fechas de seguimiento frente a revisiones técnicas, mecánicas y normatividad de tránsito
• Apoyar el proceso de compras y traslado a los lugares requeridos por DRC
• Garantizar el diligenciamiento de los reportes de utilización del vehículo según los estándares establecidos por DRC por parte de los conductores
• Asegurar que los conductores diligencien las planillas de registro del vehículo y formulario con la firma del pasajero en cada viaje
• Asegurarse que el vehículo esté siempre al menos medio tanque y reportar cuando sea necesario
• Prestar asistencia en todas las solicitudes de adquisición y suministro de equipo de oficina y de proyectos, suministros, materiales y mobiliario, según lo encomendado por el Supervisor
• Otras tareas pertinentes encomendadas por el supervisor
• Implementar los deberes de acuerdo con el Código de Conducta de DRC y representar a la DRC de una manera adecuada

SG- SST:

• Apoyar operativamente las actividades de bienestar
• Participar activamente en la conformación del COPASST – Comité de Convivencia Laboral – Brigadas de emergencia, así como las actividades que los mismos realicen.
• Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del SG SST.
• Informar oportunamente de los peligros y riesgos latentes con su sitio de trabajo.
• Asistir a las capacitaciones en SST definidas por el programa de capacitación del SG-SST.
• Velar por el mantenimiento del orden y aseo de su puesto y área de trabajo.
• Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
• Reportar inmediatamente al área de SST y su jefe inmediato los accidentes de trabajo que se presenten, incidentes (casi Accidentes) y enfermedades diagnosticadas como laborales.
• Reportar al jefe inmediato la necesidad de tomar acciones correctivas o preventivas, que correspondan ante no conformidades reales o potenciales del proceso al cual pertenece.
• Participar en las actividades de capacitación, simulacros y las que sean programadas desde seguridad y salud en el trabajo
• Participar y contribuir con el cumplimiento de la política y los objetivos del SG-SST

Experiencias y competencias técnicas:

• Mínimo 1 año de experiencia en compras y logística.
• Preferiblemente experiencia en ONG Internacional o certificación en C.I.P.S.
• Ingles Básico
• Buenas habilidades para Negociación
• Buenas habilidades en MS Word y Excel
• Voluntad y habilidad de aprender

Deseable

• Carácter tranquilo y diplomático
• Capacidad para gestionar las prioridades en competencia y cumplir con los plazos
• Capacidad de crear buen ambiente de equipo

Competencias básicas de DRC:

Todos los roles del DRC requieren que el profesional posea las competencias principales internas:

• Luchando por la excelencia: Enfocándose en alcanzar resultados mientras se aseguran procesos eficientes.
• Colaboración: Involucrando partes relevantes y fomentando la retroalimentación.
• Tomar la iniciativa: Tomar posesión e iniciativa mientras se busca la innovación.
• Comunicación: Escuchar y hablar de manera efectiva y honesta.
• Demostrar integridad: Defender y promover los más altos estándares de conducta ética y profesional en relación con los valores y el Código de conducta de DRC, incluida la protección contra la explotación sexual, el abuso y el acoso.

Educación requerida:

Tecnólogo o profesional en negocios internacionales, logística, compras o comercio exterior.

Ofrecemos:

• Duración del contrato: 6 meses renovables de acuerdo con desempeño y financiación.
• Nivel: I-2
• Asignación salarial: $ 2.367.000
• Tipo de contrato: Contrato Nacional a término fijo.
• Designación Geográfica: Bogotá – Cundinamarca.
• Fecha de inicio: 01 noviembre 2023.

PROCESO DE SOLICITUD:

Todos los solicitantes deben subir una carta de presentación y un CV actualizado (no más de cuatro páginas). No se considerarán las solicitudes enviadas por correo electrónico. Fecha límite de presentación de solicitudes 26/10/2023. Para aplicar a la vacante, consultar www.drc.ngo en Vacantes. Si tiene preguntas sobre la vacante, comuníquese con: hrcolombia@drc.ngo

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